Cách Cải Thiện Đáng Kể Hiệu Quả Kinh Doanh Quán Cà Phê

Dù cho bạn đang cảm thấy hài lòng vì quán cà phê của bạn đang có các món cà phê chất lượng, có các barista với kỹ năng pha chế tuyệt vời, có một không gian đẹp và là nơi mọi người muốn đến để gặp gỡ, … nhưng để một quán cà phê thực sự thành công thì cần phải theo dõi rất nhiều yếu tố khác nhau và khi đã xác định cũng như đánh giá được các yếu tố chính, bạn hoàn toàn có thể cải thiện và nâng cao hiệu quả tài chính, điều sẽ giúp bạn gia tăng lợi nhuận. Và những lời khuyên dưới đây sẽ giúp hiện thực hóa việc tăng thêm lợi nhuận cho quán cà phê của bạn.

Estela Cotes là đồng sở hữu của Café do Moço, một tiệm rang xay và café ở Curitiba, Brazi chia sẻ rằng: “Tôi đã nhận thấy mọi người mở quán cà phê chỉ vì họ yêu thích và đam mê cà phê và đáng buồn là những quán cà phê được mở theo kiểu như thế thường sẽ đóng cửa trong thời gian ngắn, vì vậy, khi đã nghĩ đến việc thành lập cửa hàng cà phê, bạn cần chắc rằng có đủ kế hoạch và khả năng vận hành như bất kỳ công việc kinh doanh nào khác.”.

Vì vậy, có thể thấy, mở quán cà phê không chỉ phải dựa vào sự yêu thích và tâm huyết của bạn dành cho cà phê mà bạn còn cần chắc rằng việc kinh doanh này giúp đem lại cho bạn lợi nhuận. Dù mục tiêu là có được lợi nhuận nhưng điều này không có nghĩa là buộc bạn phải cắt giảm mọi chi phí đến mức tối thiểu, mà cần có sự đầu tư có kế hoạch. Bạn cần phải chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng cho một kế hoạch kinh doanh và chấp nhận từ bỏ một số sở thích cá nhân của bạn để thực hiện những quyết định có hiệu quả đối với doanh nghiệp, chẳng hạn, có lẽ bạn thích một loại thức uống cà phê hoặc một loại trà đặc biệt, nhưng nếu nó không hợp gu của đa số khách hàng thì bạn không nên thêm món vào trong thực đơn.

Suy cho cùng việc mở quán cà phê là một công việc kinh doanh, chính vì vậy nó phải tạo ra lợi nhuận

Hãy theo dõi liên tục và lưu trữ sổ sách thu – chi theo khoa học và đầy đủ, điều này giúp bạn nắm rõ được việc kinh doanh của quán, từ đó, bạn sẽ có cơ sở để xây dựng những điều chỉnh kinh doanh phù hợp trong tương lai. Cụ thể, việc sử dụng những bảng tính giúp bạn theo dõi chi phí và tỷ suất lợi nhuận cho tất cả các sản phẩm bạn cung cấp, bạn cần đảm bảo tính toán đầy đủ chi phí cố định và chi phí biến động, đánh giá một thức uống là bán chạy và phổ biến hay không dựa trên số liệu chứ không nên dựa vào ý kiến chủ quan. Những báo cáo số liệu càng chi tiết sẽ càng cung cấp cho bạn nhiều thông tin và dữ liệu hữu ích để bạn biết được đâu là những chỗ cần cải thiện.

Bạn đừng xem quán cà phê như một nơi để thử nghiệm những sở thích của cá nhân mà chỉ nên tập trung vào những điểm đặc trưng, thế mạnh của quán, còn với những công việc bạn không thể đảm nhiệm tốt, hãy lựa chọn phương án thuê ngoài.

Estela đã đưa ra một kinh nghiệm thực tế: “Tôi nhận thấy rằng sau một năm làm việc, nhiều chủ cửa hàng cà phê muốn rang cà phê của riêng họ để thỏa mãn sở thích, nhưng thực ra, nó không dễ dàng như vậy. Bởi vì, quy trình rang xay đòi hỏi bạn không chỉ đơn thuần là mua một chiếc máy và một ít cà phê tươi, mà còn yêu cầu kiến thức và kỹ năng bài bản vì nếu bạn không biết cách làm đúng cách, cà phê sẽ có mùi vị không ngon. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc rang xay, bạn hãy tham gia các khóa học và đào tạo trước khi chính thức mở quán”.

Tương tự như Estela, Alexandra Glass – giám đốc bán hàng và phát triển khách hàng của Eight Ounce Coffee, một nhà cung cấp thiết bị cà phê ở Calgary, Canada – chia sẻ: “Tôi thường thấy rằng các chủ quán cà phê mới mở chưa đủ vững và thiếu nhân lực nhưng lại cố gắng làm mọi thứ mà họ cho là xu hướng hoặc hợp thời, mất tập trung và thiếu sâu sắc với những gì họ đang làm. Để tránh đi vào vết xe đổ, bạn nên chọn một điểm trọng tâm và dồn toàn bộ nguồn lực và tâm huyết để làm điều đó thật tốt bên cạnh việc thực hiện những điều sẽ khiến khách hàng quay trở lại là sản phẩm chất lượng và dịch vụ tốt.”

Khi xây dựng quán cà phê của bạn hoặc thực hiện những sự đổi mới, bạn hãy nghiên cứu và chọn thiết bị và công cụ phù hợp nhằm giúp hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn diễn ra trơn tru và hiệu quả. Vì vậy, bạn đừng nên mặc định chọn phương án rẻ nhất, bởi vì có một nguyên tắc là nếu một công cụ được chế tạo kém, bạn có thể phải trả thêm chi phí sửa chữa và thay thế về lâu dài, tuy nhiên, cũng đừng lựa chọn trang thiết bị đắt nhất nhưng bạn lại không thể sử dụng hết công năng.

Alexandra chia sẻ: “Các thiết bị chỉ cần phục vụ đủ các tính năng cho phép nhân viên pha chế đúng cách và nhiều lần chứ không cần thiết bị hàng đầu hoặc đắt tiền nhất. Tôi đã thấy nhiều chủ quán chi hàng đống tiền cho thứ mà họ nghĩ là thiết bị tốt nhất khi họ mới bắt đầu và có thể khiến họ rơi vào tình trạng eo hẹp về tài chính ngay lập tức. Vì thế, tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ từ, liên tục tái đầu tư trong quá trình phát triển có kế hoạch cụ thể. Bởi vì, khách hàng sẽ quay lại vì đồ uống, không phải vì thiết bị mà bạn đã sử dụng. Cho nên, tôi đề xuất bạn có thể đầu tư chi tiêu nhiều hơn cho một số yếu tố cần thiết khác như sử dụng đồ gốm sứ sẽ giúp bạn gia tăng thời hạn sử dụng, mua cà phê ngon, tươi theo mùa, đào tạo nhân viên cũng như dành thời gian để tạo ra văn hóa làm việc chính trực, tôn trọng và hợp tác. Khi đầu tư vào những điều này, bạn có thể không nhận thấy được hiệu quả ngay lập tức nhưng về lâu dài, phương án này sẽ đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích.”

Một trong những điều khiến bạn mất khá nhiều chi phí trong một quán cà phê là tuyển dụng sai người. Điều này không có nghĩa là bạn chỉ nên nhận những nhân viên pha chế có kinh nghiệm bởi vì, bù lại, những nhân viên mới có thể là một trong những nhân viên nhiệt huyết nhất. Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu điều gì giúp thúc đẩy nhân viên và đề nghị họ cam kết thực hiện đúng và đủ nhiệm vụ và trách nhiệm ở vị trí công việc trước khi bạn ký hợp đồng. Sau đó, hãy đầu tư thời gian và nguồn lực để đào tạo họ đúng cách như một cách giữ chân họ với quán của bạn.

Khi được đào tạo chuyên môn đúng cách, các nhân viên sẽ pha chế đúng nguyên liệu và định lượng đúng công thức giúp bạn hạn chế tình trạng lãng phí cũng như đảm bảo chất lượng của các ly thức uống là như nhau. Ngoài ra, bạn nên thường xuyên quan sát và chắc rằng không để một nhân viên đang chán nản hoặc thất vọng với công việc tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực đến các nhân viên khác. Những yếu tố này đều có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.

Với vai trò chủ quán, bạn cần đảm bảo rằng kế hoạch đào tạo có nội dung rõ ràng như cách pha chế từng món uống trong thực đơn của bạn với công thức cụ thể, các quy trình mở cửa và đóng cửa chi tiết nhằm giải quyết những việc cần làm về sản phẩm sắp hết hạn sử dụng. cũng như thường xuyên hỏi thăm để chắc rằng tất cả các thành viên không ai cảm thấy bị coi thường hoặc không hài lòng trong vai trò của họ.

Quán cà phê của bạn có thể đang hoạt động trơn tru nhờ một người quản lý có năng lực và một đội ngũ nhân viên tuyệt vời, tuy nhiên, đừng vì thế mà chủ quan, thay vào đó, bạn nên đánh giá thường xuyên để xem bạn có thể cải thiện và tăng hiệu quả hơn. Và để thực hiện điều này, bạn có thể bắt đầu bằng một cuộc họp nhóm hàng tháng để lấy ý kiến ​​từ các nhân viên và kiểm tra hàng quý với các nhân viên trưởng sẽ mang lại nhiều đóng góp hơn cho bạn. Tuy nhiên, khi làm điều đó, hãy đảm bảo bạn thường xuyên nhận được phản hồi và kiểm tra lại với dữ liệu doanh thu bán hàng và báo cáo lãi lỗ từ quán, chẳng hạn, bạn có thể cải thiện hiệu quả tài chính bằng cách loại bỏ những món bán không được khách hàng gọi khỏi thực đơn hay thay đổi số lượng nguyên liệu đặt hàng hàng ngày của bạn. Bằng cách đánh giá thường xuyên, bạn sẽ không để bất kỳ sự kém hiệu quả nào kéo dài quá lâu khiến bạn tốn kém nhiều chi phí vô ích.

Nhưng nếu bạn theo dõi hoạt động tài chính hiệu quả, bạn sẽ thấy phần thưởng. Một quán cà phê được tổ chức tốt phải tạo ra các nhân viên vui vẻ, khách hàng hài lòng và mang lại lợi nhuận. Vì vậy, hãy pha cho mình một ly cà phê và xem kỹ dữ liệu của bạn.

Thảo Lê