Cách Chọn Mua Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe Nhỏ Phù Hợp, Tránh Lãng Phí Tiền

Phần mềm quản lý quán cafe ngày nay được ứng dụng khá phổ biến và rộng rãi, song song với đó là sự phát triển của thị trường phần mềm. Hiện nay số lượng phần mềm quản lý quán cafe khá nhiều và mỗi phần mềm lại có ưu – nhược điểm riêng nên khó chọn ra đâu là phần mềm tốt nhất. Nhưng có điều bạn cần biết, phần mềm quản lý quán café tốt nhất có thể chưa phải là phần mềm phù hợp với bạn.

Do đó, lời khuyên dành cho các chủ quán là hãy xác định bạn cần và muốn gì ở một phần mềm quản lý quán cafe. Sau đó hãy tìm hiểu về phần mềm và đối chiếu các tính năng với nhu cầu sử dụng của mình, từ đó sẽ giúp bạn có được lựa chọn tiết kiệm và thích hợp nhất.

Với những quán cafe nhỏ, quy mô không lớn, chủ quán nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe online, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trên không gian mạng do nhà cung cấp quản lý. Khi sử dụng phần mềm này, không phải lắp đặt cơ sở dữ liệu tại chỗ sẽ cắt giảm được nhiều chi phí đầu tư và nhanh chóng đưa vào vận hành. Do vậy nên lựa chọn phần mềm online để sao lưu, lưu trữ dữ liệu tự động, sử dụng công nghệ điện toán đám mây với độ bảo mật cao.

Tuy nhiên, các tình trạng giật lag, độ trễ cao sẽ có thể xảy ra nếu hoặc tốc độ kết nối internet của bạn kém hoặc server của nhà cung cấp gặp vấn đề. Điều này sẽ ít xảy ra nhưng sẽ là không tránh khỏi trong quá trình vận hành quán cafe của bạn, đặc biệt là trong giờ cao điểm đông khách.

Khi tìm kiếm và lựa chọn bất cứ phần mềm nào, bạn cần nghiên cứu thật kỹ về chức năng cơ bản của mỗi phần mềm cũng như đối chiếu sự phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Hầu hết các phần mềm quản lý quán café dù miễn phí hay trả phí đều phải có những chức năng cơ bản sau: Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn. Bán hàng, tính tiền, in hóa đơn. Order và ghi món. Quản lý nhân viên theo vai trò, vị trí, ca làm và phân quyền nhân viên thao tác trên phần mềm. Hỗ trợ thu ngân tính tiền. Có app quản lý hay ứng dụng quản lý quán cà phê cài đặt được trên nhiều thiết bị, quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi. Tích hợp với nhiều thiết bị phần cứng…

Bạn nên lựa chọn những phần mềm có đầy đủ những tính năng cơ bản, có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, dễ dàng kết nối các thiết bị ngoại vi, có bộ phận kỹ thuật hỗ trợ miễn phí 24/7 khi bạn gặp sự cố.

Nếu bạn vẫn đang phân vân không biết phần mềm quản lý quán cafe nhỏ nào tốt, không biết nên dùng phần mềm nào, thì bạn nên hiểu rằng không có phần mềm nào là tốt nhất, hoàn hảo nhất, chỉ có phiên bản nào phù hợp nhất mà thôi. Nếu bạn không có kỹ năng tìm kiếm thông tin để so sánh, có thể liên hệ các nhà cung cấp để được tư vấn phần mềm quản lý quán cafe kỹ càng hơn. Bạn nên đặt các câu hỏi liên quan đến nhu cầu sử dụng và khả năng đáp ứng của phần mềm. Từ đó bạn sẽ có đủ thông tin để ra quyết định xem phần mềm nào thích hợp nhất cho quán cafe của mình.

Phần mềm là một sản phẩm đặc thù, nếu đã chốt được một phần mềm lý tưởng mà bạn cho rằng phù hợp và đáp ứng được nhu cầu thì đừng ngần ngại chi tiền. Bởi lẽ, khi mua một phần mềm giá rẻ mà không đáp ứng được các yêu cầu công việc còn khiến bạn mất nhiều thêm chi phí khác. Đó là chưa kể bạn phải tốn thêm thời gian tìm kiếm và mua lại một phần mềm khác, gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh hiện tại.

DanTriSoft là công ty phần mềm nổi tiếng từ năm 2015, đặc biệt với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí dành tặng quán cafe nhỏ đã có hơn 125.000+ người lấy về sử dụng. Giải pháp quản lý quán cafe của DanTriSoft hướng đến sự phù hợp với từng người dùng theo tiêu chí tinh gọn - dễ dùng, áp dụng được ngay - hiệu quả tức thì. Các chức năng nổi bật của phần mềm DanTriSoft:

- Thực hiện được tất cả các nghiệp vụ như order, chuyển bàn, gộp bàn, thêm sửa món

- Cài đặt giá bán theo từng khu vực ví dụ phòng lạnh, phòng thường để khi order khu vực nào phần mềm sẽ tự động tính giá bán theo khu vực đó.

- Phần mềm tự động chuyển lệnh in order xuống máy in quầy pha chế, thu ngân.

- Có chức năng giảm giá linh hoạt, có cả giảm giá theo tổng bill và giảm giá theo từng món, điều này giúp chủ quán dễ dàng thực hiện các chương trình khuyến mãi để kích cầu.

- Thanh toán được nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ tín dụng ngân hàng, thẻ ngân hàng, kể cả phần mềm tính toán được khi khách dùng hỗn hợp vừa thanh toán bằng tiền mặt vừa thanh toán bằng thẻ ngân hàng.

2. Chức năng báo cáo bán hàng từ tổng thể đến chi tiết giúp chủ quán kiểm soát được tình hình bán hàng, đặc biệt có ứng dụng xem báo cáo online ngay trên điện thoại để xem được tình hình hoạt động mọi lúc mọi nơi, các báo cáo như là:

- Danh sách hóa đơn bán hàng.

- Báo cáo doanh thu.

- Báo cáo chi tiết hàng bán.

- Báo cáo doanh thu theo khu vực, theo nhân viên, theo khách hàng…

3. Quản lý kho hàng chuẩn xác, có chức năng khai báo định lượng hàng hóa để phần mềm tự động tính tồn kho, đầy đủ các nghiệp vụ quản lý kho hàng, nguyên vật liệu.

4. Quản lý tất cả nghiệp vụ thu chi để kiểm soát chi phí, quản lý dòng tiền (tiền mặt và ngân hàng) và cho ra kết quả báo cáo kinh doanh nhanh chóng chỉ với vài click chuột.

5. Thiết lập được thẻ VIP thẻ tích điểm mua hàng và các chương trình khuyến mãi tự động, tức người chủ chỉ cần thiết lập chương trình khuyến mãi trước vào phần mềm, cứ đúng thời điểm diễn ra khuyến mãi chương trình phần mềm sẽ tự động hoạt động và người nhân viên thu ngân bán hàng bình thường mà không tác động gì được vào hệ thống.

6. Phần mềm có hệ thống phân quyền chặt chẽ, tức người chủ sẽ tạo cho nhân viên thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập và phân quyền cho người nhân viên đó được hay không được thực hiện hành động gì. Ví dụ nhân viên order chỉ được quyền order món mà không được quyền xóa món, nhân viên thu ngân không được quyền xóa hóa đơn, tài khoản quản trị của người chủ thì có tất cả quyền hạn…

7. Dân Trí Soft có chức năng quản lý theo mô hình chuỗi quán, tức người chủ sẽ nhìn được dữ liệu kinh doanh của cả chuỗi quán và được quyền xem xét đến chi tiết tình hình hoạt động của mỗi cửa hàng.

8. Ứng dụng trên điện thoại của Dân Trí Soft có trên cả Android và iOS như app báo cáo kinh doanh giúp người chủ xem ngay báo cáo mọi lúc mọi nơi, hay app order với mô hình order bằng điện thoại, máy tính bảng.

9. Phần mềm Dân Trí Soft hoạt động ổn định cả online và offline, dữ liệu được lưu trữ cloud (điện toán đám mây) và nếu internet bị mất phần mềm sẽ tự động chuyển sang hoạt động offline khi có internet dữ liệu sẽ tự động đồng bộ.

10. Ngoài ra, Dân Trí Soft liên tục nghiên cứu và phát triển mới nhiều tiện ích hơn để giúp quán kinh doanh ngày càng hiệu quả, thu được lợi nhuận và thành công.

Ngoài phần mềm miễn phí, Dân Trí Soft phát tiển song song phần mềm quản lý quán cafe trả phí. Với phần mềm miễn phí có đầy đủ chức năng cơ bản bạn được dùng vĩnh viễn, không giới hạn thời gian. Bạn cũng có thể nâng cấp lên bản trả phí 9.990.000đ trọn đời sử dụng. Đặc biệt, để rủi ro mua hàng bằng 0, DanTriSoft có chính sách bán hàng cho đổi/trả/hoàn tiền trong 30 ngày nếu không hài lòng vì bất kỳ lý do nào. DanTriSoft là công ty phần mềm duy nhất ở Việt Nam có chính sách này, đây là sự cam kết đảm bảo về chất lượng dịch vụ.

Khi kinh doanh quán cafe quy mô nhỏ, việc chọn mua một phần mềm quản lý quán cafe phù hợp ngay từ đầu thực sự quan trọng. Bởi một phần mềm quản lý phù hợp sẽ giúp quán cafe hoạt động hiệu quả cả về năng suất và tối ưu chi phí vận hành. Hy vọng với những chia sẻ về cách chọn phần mềm trên đây sẽ giúp các chủ quán có thêm cơ sở để chọn mua được phần mềm ưng ý.