Với sự phát triển của công nghệ, hiện nay máy Pos tính tiền dành cho mô hình quán cafe, quán trà sữa được sử dụng phổ biến. Máy Pos tính tiền giúp quá trình thanh toán của khách hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác và đơn giản hơn. Nâng cao tính chuyên nghiệp và phong cách phục vụ trong quán cafe, quán trà sữa. Vậy trọn bộ máy tính tiền gồm những thiết bị gì để có thể hoạt động hiệu quả và phát huy hết tính năng, cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Trọn bộ máy tính tiền POS cho quán cafe gồm những thiết bị nào?
Quy trình thanh toán tiền trong quán cafe, quán trà sữa thường bao gồm các bước: kiểm tra order, nhập dữ liệu, thu tiền, in hoá đơn, lưu trữ tiền, trả tiền thừa. Do đó để quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và chuẩn xác, trọn bộ máy tính tiền cho quán cafe, trà sữa cần có:
- Máy vi tính hoặc laptop hoặc máy POS tính tiền
- Phần mềm quản lý quán cafe, quán trà sữa được tích hợp vào các máy này
- Thiết bị ghi nhận order (điện thoại hoặc máy tính bảng)
- Máy in hoá đơn
- Máy mã tem vạch,
- Máy in bar/bếp, màn hình bar/bếp
- Ngăn kéo đựng tiền nhằm quản lý tiền, thu và trả cho khách nhanh chóng
- Thẻ báo rung tự phục vụ
- Máy quẹt thẻ ngân hàng.
1. Máy vi tính hoặc laptop hoặc máy POS tính tiền
Nếu quán cafe, quán trà sữa của bạn nhận order tại quầy thì nhân viên có thể thao tác tạo order trên máy POS tính tiền đặt ở quầy thu ngân. Còn nếu muốn nhận order tại bàn thì bạn cần cài đặt phần mềm quản lý quán cafe, quán trà sữa vào các máy tính bảng hoặc smartphone để nhân viên cầm theo ghi order. Các đơn order này sẽ được đồng bộ về máy tính tiền đặt ở quầy thu ngân để nhân viên thu ngân hoặc quản lý cửa hàng tính tiền cho khách. Chính vì vậy, 1 chiếc máy tính tiền kết hợp cùng phần mềm quản lý tính tiền là vô cùng cần thiết.
 |
| Trọn bộ máy tính tiền cho quán cafe gồm máy pos, máy in hoá đơn, ngăn kéo đựng tiền... |
2. Phần mềm quản lý tính tiền quán cafe, quán trà sữa
Máy tính tiền chỉ là thiết bị phần cứng, để có thể hoạt động cần tích hợp các phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm này sẽ có đầy đủ các tính năng cho phép bạn thực hiện các thao đáp ứng nghiệp vụ quán cafe, quán trà sữa: order gọi món, in tem dán size, topping, in hoá đơn thanh toán, quản lý nguyên vật liệu, hàng tồn, quản lý nhân viên, khách hàng, thông kế báo cáo…
Phần mềm tính tiền quán cafe, trà sữa có tính năng đồng bộ tất cả các dữ liệu trong quán tức thời với nhau, báo cáo các hoạt động của nhân viên, doanh thu theo thời gian thực đến thiết bị của chủ quán. Phòng ngừa gian lận, tránh thất thoát hàng hoá, tiền bạc từ nhân viên và quản lý vận hàng kinh doanh dễ dàng, hiệu quả hơn
 |
| Giao diện phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa |
Xem chi tiết về phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa TẠI ĐÂY
3. Thiết bị ghi nhận order (điện thoại hoặc máy tính bảng)
Ghi nhận order bằng tay theo cách truyền thống có thể dẫn đến các sai sót như nhầm món, mất thời gian khi nhân viên vừa phải chuyển order vào bếp vừa phải quay lại khách hàng mới, phục vụ được ít khách hơn. Với các phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa, nhà hàng đồng bộ hóa tất cả thiết bị cho phép nhân viên ghi nhận order trên các thiết bị di động như điện thoại, tablet...Như vậy, khi nhân viên vừa thực hiện thao tác ghi nhận order, cùng lúc đó máy in hoặc màn hình nhà bếp sẽ ghi nhận và hiện thị yêu cầu món. Đồng thời thu ngân cũng nhận được nắm bắt được order của bàn để tính tiền nhanh chóng và chính xác.
 |
| Nhân viên thực hiện order bằng máy tính bảng |
4. Máy in hoá đơn
Tương tự như ghi order, việc ghi hoá đơn bằng tay như trước đây chắc chắn sẽ không tạo sự chuyên nghiệp và gây khó khăn khi quản lý đơn hàng. Đối với chủ quán, ghi hoá đơn bằng tay dễ gây nhầm lẫn trong việc tính tiền cho khách, nhân viên có thể lợi dụng thực hiện các hành vi gian lận... Đối với khách hàng, hoá đơn bằng tay thiếu chuyên nghiệp và không đáng tin cậy khi họ có khiếu nại hoặc nhu cầu phát sinh. Đối với nhân viên, ghi hoá đơn bằng tay mất nhiều thời gian, dễ sai sót (do chữ viết xấu) dẫn đến không phục vụ khách hàng tốt nhất là trong giờ cao điểm.
Với máy in hoá đơn giúp nhân viên thao tác dễ dàng và phục vụ nhanh chóng, một tờ hoá đơn được in rõ ràng, các thông tin đơn hàng đầy đủ chắc chắn sẽ khiến khách hàng hài lòng. Trên thị trường hiện có 3 loại máy in phổ biến: Máy in nhiệt, in kim và in laser. Trong đó loại in nhiệt phổ biến nhất tại các quán cafe, trà sữa, quán ăn, siêu thị… vì tốc độ in nhanh nhất, giá thành tương đối rẻ, mực in rõ… Tuỳ thuộc vào mô hình kinh doanh cũng như khả năng tài chính các chủ quán có thể lựa chọn loại máy in phù hợp.
 |
| Máy in hoá đơn chuyên nghiệp thay vì viết tay |
5. Máy in tem
Trong kinh doanh ăn uống, nhất là trà sữa, cafe khách hàng luôn có những đòi hỏi riêng về khẩu vị của món ăn thức uống. Việc in tem sẽ giúp cho bạn phục vụ những khách hàng khó tính dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Nhân viên sẽ không phải ghi nhớ cái yêu cầu nhỏ như ít đường, nhiều sữa, ít đá...vì giờ đây đã có máy in tem lo. Các tem thông tin sản phẩm được dán trực tiếp trên vỏ ly, nhân viên pha chế sẽ dựa vào đó mà thực hiện sản phẩm theo yêu cầu và nhân viên phục vụ sẽ đưa đến đúng khách hàng.
 |
| Máy in tem vạch |
6. Máy in bar/bếp, màn hình bar/bếp
Sau khi nhân viên phục vụ order gọi món sẽ thông qua phần mềm quản lý gửi trực tiếp thông tin đến quầy pha chế mà không cần tốn thời gian và công sức di chuyển đến như cách truyền thống. Máy in bar/bếp giúp quầy pha chế nhận order chuẩn bị đồ uống theo đúng thứ tự gọi món, hạn chế tình huống nhầm lẫnhay sót món của khách. Thông thường các quán có quy mô nhỏ chỉ cần dùng máy tin bar/bếp để chuyển thông tin đến bộ phận pha chế. Với các quán quy mô lớn hơn có thể tham khảo thêm màn hình bar/bếp hiển thị order rõ ràng và dễ quan sát hơn.
7. Ngăn kéo đựng tiền
Ngăn keo đựng tiền hay khay đựng tiền là thiết bị dùng để đựng tiền mua sản phẩm của khách hàng. Khay đựng tiền giúp phân loại các loại tiền, giảm sai sót khi nhân viên nhận hoặc trả tiền thừa cho khách hàng. Khay đựng tiền kết nối với các máy pos tính tiền và phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa sẽ tránh xảy ra trường hợp số tiền thu về cuối ngày không trùng khớp với doanh thu bán trong ngày do sai sót của nhân viên trong thu và trả tiền thừa hoặc thanh toán sót hóa đơn của khách hàng. Hơn nữa, khi kết nối với phần mềm giúp ngăn kéo đựng tiền tự động mở khóa khi thanh toán, tránh tính trạng nhân viên mở két để bỏ túi riêng.
Khi đồng bộ hóa tất cả thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy in tem, máy pos tính tiền, ngăn đựng tiền bằng phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa, nhà hàng sẽ tạo ra một quy trình thanh toán hoàn toàn khép kín, quản lý chặt chẽ thanh toán và tránh thất thoát.
 |
| Ngăn kéo đựng tiền quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát |
8. Thẻ báo rung tự phục vụ
Đây là thiết bị cần thiết trong mô hình quán cafe, trà sữa tự phục vụ. Khi khách đến quán order thức uống, thu ngân sẽ đưa cho khách 1 chiếc thẻ báo rung. Lúc này khách có thể tìm chỗ ngồi, trò chuyện cùng bạn bè chờ nhận nước. Khi pha chế xong nhân viên sẽ ấn số thứ tự của thẻ rung. Thẻ được đưa cho khách sẽ rung và phát ra tiếng kêu báo hiệu khách đến nhận nước. Giúp chủ quán vừa tiết kiệm thời gian vừa không mất nhiều chi phí thuê nhân viên phục vụ.
 |
| Thẻ báo rung trong mô hình quán tự phục vụ |
9. Máy cà thẻ ngân hàng
Hiện nay, phương thức thanh toán không sử dụng tiền mặt được ưa chuộng và ngày càng trở nên thông dụng. Việc trang bị máy quét thẻ ngân hàng giúp chủ quán đa dạng hơn các hình thức thanh toán cho cửa hàng và mang lại nhiều tiện lợi cho khách hàng.
 |
| Máy cà thẻ ngân hàng giúp đa dạng hình thức thanh toán tại quán cafe |
Lắp đặt máy tính tiền cho quán cafe như thế nào?
Để lắp đặt máy tính tiền cho quán cafe, quán trà sữa cần thực hiện 2 bước sau
Thứ nhất là lắp đặt máy móc phần cứng bao gồm:
- Một là máy vi tính (máy bàn hoặc laptop đều dùng được) hoặc máy pos bán hàng chuyên dụng.
- Hai là thiết bị ngoại vi phục vụ bán hàng như máy in bill, ngăn kéo đựng tiền, thiết bị order, máy in tem vạch, máy cà thẻ ngân hàng...
Thứ hai là phần mềm quản lý bán hàng đi kèm phần cứng máy tính tiền. Phần mềm tính tiền được cài đặt và tích hợp sẵn vào phần cứng máy tính tiền để tạo nên trọn bộ máy bán hàng, giúp việc lắp đặt dễ dàng nhanh chóng và đặc biệt là sử dụng được ngay.
Việc lắp đặt máy tính tiền sẽ được công ty cung cấp lắp đặt, setup và hướng dẫn sử dụng, cũng như bảo hành bảo trì trong suốt quá trình dùng.
Trên đây là trọn bộ các thiết bị đi kèm theo máy pos tính tiền chuyên nghiệp dành cho các quán cafe, quán trà sữa. Trong thực tế, các chủ quán cần dựa vào quy mô và mô hình hoạt động của quán cũng như xác định rõ nhu cầu sử dụng để có thể lựa chọn bộ máy tính tiền phù hợp nhất nhé!
