Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe đã và đang trở thành xu hướng tất yếu trong lĩnh vực kinh doanh ăn uống. Giờ đây không cần có mặt tại quán, chủ quán vẫn có thể theo dõi được mọi hoạt động của quán vào bất cứ thời điểm nào. Hạn chế tình trạng thất thoát, gian lận và hỗ trợ quản lý – vận hành kinh doanh hiệu quả hơn. Bạn đang là chủ quán cafe hay dự định mở quán trong tương lai, hãy cùng tham khảo Top 7 phần mềm quản lý bán cà phê phổ biến và dễ sử dụng nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý bán cà phê là phần mềm gì?
Phần mềm quản lý quán cà phê là giải pháp công nghệ giúp tự động hoá order gọi món, tính tiền, in hoá đơn… hỗ trợ người chủ quản lý và vận hành các hoạt động trong quán dễ dàng, hiệu quả và chính xác hơn. Một phần mềm quản lý dành cho quán cà phê cần có những tính năng cơ bản, đáp ứng được các quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp của quán cafe bao gồm:
- Quản lý danh mục hàng hoá, giá bán, phòng bàn.
- Tính năng order, ghi món.
- Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng.
- Tính năng in phiếu order đến quầy pha chế.
- Tính năng quản lý kho nguyên vật liệu.
- Quản lý và phân quyền cho nhân viên.
- Tính năng báo cáo doanh thu, chi phí.
- Quản lý thông tin khách hàng, chương trình khuyến mãi.
 |
| Phần mềm quản lý bán cà phê giúp tự động hoá quy trình nghiệp vụ cơ bản trong quán cafe |
Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý quán cafe?
Phần mềm quản lý bán cà phê sẽ giúp chủ quán giải quyết tất tần tật các nhu cầu quản lý, kiểm soát vận hành kinh doanh hiệu quả. Ngoài ra có còn giúp cho khâu order món, thanh toán của nhân viên tiệm kiệt thời gian, tăng năng suất làm việc qua đó nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất. Cụ thể:
Nhân viên phục vụ order và ghi món nhanh
Nhân viên sẽ sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính để ghi order món cho khách. Phần mềm quản lý bán cà phê cho phép nhân viên tìm theo món, theo nhóm hàng hoặc kéo thả món mà khách chọn. Thay vì trước kia nhân viên phải dùng giấy viết để ghi dễ nhầm lẫn do chữ viết xấu, viết tắt. Ngoài ghi món và số lượng, nhân viên cũng có thể thêm ghi chú của khách hàng khi order ví dụ như: ít ngọt, ít đá, nhiều sữa… đây là những ghi chú có thể tạo sẵn để nhân viên có thể lựa chọn nhanh hơn.
Hỗ trợ bộ phận pha chế, nhà bếp không sót đồ uống
Sau khi nhân viên order và ghi món xong thông qua phần mềm sẽ gửi thông tin đến cho bộ phận bếp/bar. Máy in chế biến sẽ in phiếu chế biến để thông báo với bộ phận bếp/bar order của khách một cách đầy đủ và tiện lợi. Với cách quản lý truyền thống nhiều chủ quán thường xuyên gặp phải tình trạng bộ phận pha chế làm sót món hay nhầm lẫn thứ tự món. Giờ đây khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, điều này sẽ được giảm thiểu tối đa.
Hỗ trợ thu ngân tính tiền chuẩn xác, in hoá đơn nhanh chóng
Khi khách yêu cầu thanh toán, nhân viên order sẽ kiểm đồ và gửi yêu cầu thanh toán đến bộ phận thu ngân. Hoặc khách hàng thanh toán tại quầy thu ngân (trường hợp khách order tại quầy). Phần mềm có thể ghi nhận số tiền khách đưa để tính tiền thừa trả khách. Đặc biệt, khi có chương trình khuyến mại, chỉ cần chọn chương trình đang diễn ra, phần mềm sẽ tự động tính tổng số tiền khách phải trả. Nhân viên thu ngân sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót, nhầm lẫn khi tính tiền cho khách.
 |
| Phần mềm quản lý bán cà phê giúp chủ quán kiểm soát và vận hành kinh doanh dễ dàng |
Quản lý tồn kho, định lượng nguyên vật liệu
Phần mềm quản lý quán cafe còn giúp chủ quán luôn chủ động biết được tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Bạn có thể cài đặt mỗi thức uống với các định lượng nguyên liệu cơ bản, sau một ngày thống kê những món đã bán ra sẽ kiểm tra được nguyên liệu đã sử dụng và đối chiếu tồn kho. Từ đó có kế hoạch mua nguyên liệu kịp thời và hợp lý, tránh việc thiếu đồ hay mua thừa quá nhiều không dùng kịp.
Quản lý nhân viên, phòng ngừa gian lận hiệu quả
Các thông tin order, thu chi, hoá đơn...lịch sử giao dịch của nhân viên đều được lưu trữ rõ ràng và cập nhật liên tục trên hệ thống phần mềm quán cà phê. Nhân viên sẽ không có cơ hội ăn bớt hay gian lận. Đặc biệt với chức năng phân quyền, chủ quán sẽ quản lý chặt chẽ hơn ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại quán.
Báo cáo doanh thu từ chi tiết đến tổng quan
Báo cáo kinh doanh đóng vai trò lớn trong quản lý vận hành quán cà phê. Tình hình hoạt động kinh doanh từ hàng hóa đến khách hàng và thời gian sẽ hiển thị chi tiết. Chủ quán dễ dàng theo dõi được tình hình của quán: số lượng đơn hàng bán ra, tổng số khách, doanh thu, số lượng phòng bàn đang sử dụng, món nào bán tốt, bán kém…Những báo cáo này có ý nghĩa rất lớn đối với chủ quán trong việc đưa ra các chiến lược và kế hoạch kinh doanh. Đặc biệt đối với các phan mem quan ly quan ca phe online. Chỉ cần một chiếc điện thoại có kết nối internet, chủ quán hoàn toàn có thể nắm rõ tình hình hoạt động, doanh thu chi tiết ngay cả khi không có mặt tại quán.
Tiêu chí quan trọng để chọn được phần mềm quản lý bán cafe tốt
Trên thị trường hiện nay, các phần mềm quản lý bán cafe khá đa dạng và phong phú. Lựa chọn đúng phần mềm bán cà phê sẽ giúp bạn kiểm soát dễ dàng và hiệu quả. Do đó khi chọn mua phần mềm bạn cần dựa vào nhu cầu quản lý, ngân sách và cần đặc biệt lưu ý đến các tiêu chí quan trọng sau đây:
Đáp ứng đầy đủ chức năng cơ bản: Một phần mềm quản lý bán cà phê cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các chức năng của nghiệp vụ cơ bản trong quán như: order gọi món, tạo đơn hàng, in bill thanh toán, quản lý nhân viên, thông tin khách hàng, nguyên vật liệu, xem báo cáo doanh thu…
Giao diện trực quan, dễ thao tác: Bộ cục các tính năng của phần mềm cần được sắp xếp hợp lý, thân thiện với người dùng. Để người dùng có thể dễ dàng thực hiện thao tác tạo đơn hàng, tính tiền, xuất hóa đơn… chỉ với vài bước đơn giản, không mất nhiều thời gian. Giao diện của phần mềm bán hàng cà phê hiển thị càng đơn giản càng tốt.
Dễ dùng, không quá cao siêu và phức tạp: Phần mềm quán cà phê này có tinh gọn và dễ sử dụng không vì trình độ người dùng là không đồng đều. Do đó phần mềm cần được thiết kế tối giản, khoa học. Không cần người giỏi máy tinh, chỉ cần nhìn vào giao diện hay được hướng dẫn sơ qua là có thể sử dụng nhanh chóng.
Uy tín của đơn vị cung cấp phần mềm: Đây là tiêu chí rất quan trọng và không nên bỏ quả Khi chọn mua phần mềm quản lý bán cà phê. Bởi phần mềm là sản phẩm đặc thù, do đó bạn cần đánh giá đơn vị cung cấp có uy tín và tồn tại bền vững không, vì có nhiều trường hợp công ty phần mềm phá sản nên phần mềm trở nên vô dụng vì không được hỗ trợ, cập nhật nữa? Khi mua phần mềm thì có được cài đặt tận nơi, hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hiệu quả không? Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nếu có gặp khó khăn, trục trặc thì công ty phần mềm sẽ hỗ trợ nhanh chóng như thế nào?
Top 7 phần mềm quản lý bán cà phê phổ biến, dễ sử dụng nhất hiện nay
1. DanTriSoft
DanTriSoft thành lập từ năm 2015 là đơn vị có nhiều uy tín trên thị trường phần mềm quản lý quán cà phê. Với 2 phiên bản online và offline, DanTriSoft được đánh giá là phần mềm quản lý bán cà phê đúng chuẩn nhất hiện nay. Ngoài ra DanTriSoft có còn phần mềm quản lý quán cafe miễn phí dành tặng cho các chủ quán nhỏ, tính đến nay đã có hơn 125.000 chủ quán trên toàn quốc lấy dùng. Các chức năng nổi bật của DanTriSoft bao gồm:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.
- Thiết lập nhiều bảng giá bán, tự động tính tiền cho các khu vực khác nhau.
- Order món đặc biệt là App order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- In bill thanh toán, tổng kết ca cho các thu ngân chính xác nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Quản lý thông tin khách hàng, thông tin thẻ VIP.
- Quản lý công nợ mua hàng, công nợ khách hàng, lịch sử thu/chi công nợ.
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng/năm, báo cáo chi tiết doanh thu theo nhu cầu quản lý.
- Ứng dụng trên điện thoại cho chủ quán để nắm bắt mọi tình hình hoạt động kinh doanh của quán mà không cần có mặt ở quán.
2. Pos365
Pos365 là phần mềm quản lý bán cà phê đơn giản, tinh gọn được nhiều chủ quán nhỏ và vừa ưa chuộng. Phần mềm hỗ trợ kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên làm làm đồ uống của quán. Mọi quy trình nghiệp vụ từ order, quản lý kho, thanh toán,... đều được đảm bảo tính nhanh và chính xác giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà, hiệu quả. Một số tính năng nổi bật của Pos365 gồm có:
- Giới thiệu và ghi nhận order món ăn nhanh chóng.
- Sắp xếp thứ tự các món ăn theo thứ tự gọi món của khách hàng.
- Tính tiền chính xác và gần như không có sai sót nhờ hệ thống công thức chuẩn
- Kiểm soát dễ dàng quá trình xuất, nhập nguyên liệu và hàng hoá của quán.
- Tự động thiết lập, ghi chép và cáo cáo sổ sách doanh thu của quán.
- Quản lý công nợ, thu chi và hỗ trợ thu ngân chi tiết, nhanh chóng và chính xác.
- Khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi không có kết nối mạng hoặc mất điện.
3. Sapo FnB
Ra mắt thị trường vào năm 2019, Sapo FnB là các tên khá mới trong số những phần mềm quản lý bán cà phê hiện nay. Với thế mạnh rất lớn về nền tảng công nghệ, giao diện hiện đại, dễ dùng, Sapo giúp chủ quán quản lý tốt mọi quy trình gọi món, tính tiền, số lượng bàn trong quán… phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh quán cafe. Những ưu điểm của phần mềm Sapo bao gồm:
- Thực hiện order nhanh chóng, chuyển thông tin order xuống bếp đầy đủ và kịp thời.
- Quản lý tốt tình trạng các bàn trống để có thể dễ dàng sắp xếp chỗ hợp lý.
- Kiểm soát kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát và gian lận.
- Quản lý nhân viên chặt chẽ bằng cách phân quyền sử dụng và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối đối tác giao hàng, quản lý nhiều đối tác giao hàng trên cùng một giao diện phần mềm.
- Công nghệ điện toán đám mây giúp theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
- Tổng hợp các báo cáo thống kê, thu chi một cách chi tiết và xác thực theo ngày, tuần hoặc tháng.
4. Kiot Viet
Phần mềm quản lý mảng FnB của Kiot Viet được phát triển từ năm 2018 nổi bật với quy trình vận hành chuyên nghiệp nhưng đơn giản thông qua thiết bị điện thoại, máy tính hay máy POS… Phần mềm quản lý quán cà phê Kiot Viet mang lại cho người sử dụng sự thuận tiện trong việc quản lý với các tính năng:
- Order món dễ dàng, các thông tin ghi chú về đồ uống như lượng đường, đá…rõ ràng, cụ thể, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ.
- Màn hình real-time hỗ trợ khu vực pha chế điều phối hợp lý, tăng tốc độ phục vụ.
- Khả năng nắm bắt được số lượng hàng tồn kho dựa trên các chỉ số được cập nhật theo thời gian thực.
- Hỗ trợ tính tiền, thực hiện các thao tác tách và gộp hoá đơn nhanh chóng và chính xác tại quầy thu ngân.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu và quản lý từ xa thông qua điện thoại hoặc máy tính.
- Báo cáo một cách chi tiết nhất về tình hình kinh doanh, dữ liệu thu chi và lợi nhuận của quán thông qua các biểu đồ.
5. PosApp
Phần mềm quản lý quán cà phê PosApp giúp ưu quy trình bán hàng, đồng bộ order giữa các bộ phận phục vụ, thu ngân, bếp/bar. Hỗ trợ chủ quán quản lý và nắm bắt tình hình công việc, giảm thất thoát cũng như đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. PosAPp phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh: quán cafe nhỏ - vỉa hè, bán hàng trả tiền trước take-away đến các quán cafe sân vườn nhiều khu vực. Các tính năng nổi bật có thể kể đến của phần mềm Pos App bao gồm:
- Khả năng đồng bộ các thao tác bán hàng, giúp nhân viên cập nhật và chia sẻ thông tin tiện lợi
- Màn hình quản lý trạng thái bàn rõ ràng: thu ngân – phục vụ - quản lý đều có thể nhìn thấy.
- Kiểm soát chặt chẽ đầu vào – ra của nguyên liệu, hỗ trợ kiểm kê định kỳ, định lượng nguyên vật liệu theo công thức – tự động trừ kho khi bán.
- Quản lý tiền thu theo nhân viên, theo ca, phân quyền quản lý nhân viên.
- Quản lý chi tiết hóa đơn kể cả hóa đơn bị hủy.
- Cập nhật tình hình kinh doanh, chi phí lãi lỗ, tiền thu theo ca của quán từ xa ngay trên điện thoại, máy tính theo thời gian thực.
- Có thế hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
6. CukCuk
Phần mềm quản lý bán cafe CukCuk có các tính năng hỗ trợ riêng biệt cho từng vị trí trong quán từ quản lý, nhân viên phục vụ, thu nhân, quầy pha chế…giúp tối ưu công việc cho từng bộ phận, nâng cao hiệu quả vận hành quán. CukCuk đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý, phù hợp với nhiều mô hình quán hoặc chuỗi quán cafe lớn. Các tính năng nổi bật của phần mềm gồm có:
- Ghi nhận gọi order real-time dễ sử dụng, trả món kịp thời.
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Quản lý chế biến hiệu quả, hạn chế thiếu sót hay nhầm lẫn món.
- Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
- Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.
- Quản lý doanh thu từ xa một cách chặt ché tránh thất thoát tiền
- Cung cấp các ứng dụng dành riêng cho từng bộ phận trên đa nền tảng: máy tính, điện thoại, máy tính bảng…
7. iPOS
Phù hợp với các quán cafe có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, phần mềm quản lý bán cà phê iPOS mang tới nhiều tính năng, hỗ trợ phát triển đầy đủ các khâu trong hoạt động của quán. Giúp chủ quán kiểm kê các nguyên liệu xuất, nhập kho, order món, báo cáo doanh thu, công nợ và lợi nhuận mà quán thu được. Ngoài ra, với phần mềm này, chủ quán có thể quản lý các hoạt động kinh doanh của quán từ xa mà không cần trực tiếp đến cửa hàng nhờ các tính năng:
- Quản lý nguyên vật liệu theo công thức định lượng được thiết lập sẵn giúp nhân viên pha chế thực hiện bài bản, dễ kiểm soát tồn kho.
- Các thao tác bỏ món hoặc đổi món, thêm món, lịch sử sửa hay xóa hóa đơn đều được lưu lại chi tiết.
- Tự động gửi báo theo khung giờ hoặc theo ngày giúp chủ quán nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS,...
- Độ bảo mật và tính ổn định tương đối cao, hỗ trợ lưu offline đầy đủ
- Tích hợp API kết nối với các đơn vị như: giao hàng, app đặt đồ online, phát hành voucher, ví điện tử…
- Dễ nâng cấp theo từng phiên bản phù hợp với quy mô quán cà phê mà không hề mất phí dịch vụ.
Hầu hết các phần mềm quản lý bán cà phê đều đáp ứng đầy đủ những chức năng cơ bản và sở hữu thêm một số tính năng nổi bật riêng biệt. Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như mô hình quán cafe đang kinh doanh mà bạn có thể xem xét lựa chọn phần mềm cho phù hợp. Hy vọng với top 7 phần mềm quản lý bán cafe chuyên nghiệp, phổ biến nhất được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn có thêm những gợi ý tốt để dễ dàng chọn cho quán mình một phần mềm ưng ý nhất. Chúc bạn thành công!
