Là chủ quán cafe chắc chắc bạn đã từng gặp phải các tình huống: Nhân viên order cho khách chậm, đôi khi sai món làm khách khó chịu. Tính tiền cho khách lâu, nhiều khi không nhớ giá, tính tiền sai. Thông kê doanh thu qua sổ sách mất thời gian, công sức hay nhân viên gian lận tiền bạc, hàng hóa dẫn đến thất thoát… Để cải thiện tình trạng trên, phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp tuyệt vời mà chủ quán không nên bỏ qua. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Phần mềm quản lý bán cafe là gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm giúp quy trình order được tự động hóa nhằm cải thiện năng suất làm việc và quản lý tốt hoạt động kinh doanh của quán. Nhờ đó, các chủ quán dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ: bán hàng, tính tiền, in hóa đơn, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập trong kho, thống kê doanh thu… Những tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý quán cafe phải đáp ứng được các quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp của quán cafe bao gồm:
- Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn.
- Tính tiền, in hóa đơn.
- Order và ghi món nhanh chóng.
- Hỗ trợ thu ngân tính tiền.
- Hỗ trợ bộ phận pha chế không sót đồ uống.
- Quản lý nhân viên phân quyên theo vai trò.
- Báo cáo doanh thu từ xa chi tiết, chặt chẽ, quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe giúp order và ghi món nhanh chóng |
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe
Order nhanh chóng
Thay vì order trên giấy và đưa đến các nhân viên pha chế thì nhờ phần mềm các nhân viên phục vụ có thể gửi trực tiếp thông tin đến bộ phận pha chế. Vừa nhanh chóng vừa chính xác mà không mất nhiều thời gian di chuyển như trước đây.
Hỗ trợ thu ngân ra hóa đơn thanh toán chính xác
Phần mềm quản lý bán cafe sẽ ghi nhận thức uống và hiện giá tiền để nhân viên có thể thông báo với khách hàng. Khi khách hàng gọi tính tiền ở bàn nào thu ngân sẽ in phiếu tạm tính cho bàn đó. Phần mềm còn ghi nhận số tiền khách đưa để tính tiền thừa trả khách. Khâu tính tiền sẽ chuẩn xác và hạn chế rủi ro sai sót cũng như tiết kiệm thời gian rất nhiều so với phương thức thủ công trước đây.
Không bị nhầm lẫn hay sót thực đơn của khách
Khi order thủ công và gửi trực tiếp xuống bếp để thông báo như trước đây, quầy pha chế sẽ khó nhớ được bàn nào gọi món trước, bàn nào gọi món sau để chế biến theo đúng thứ tự. Nhất là vào giờ cao điểm, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn hay quên chế biến món cho khách. Sử dụng phần mềm order giúp nhà hàng giải quyết triệt để tình trạng trên. Vì khi nhân viên phục vụ gọi món bằng phần mềm, tại quầy pha chế sẽ nắm được thông tin và chuẩn bị món đúng theo thứ tự trước – sau , tránh bị nhầm lẫn hay sót món.
Tăng năng suất phục vụ và sự chuyên nghiệp
Vào những thời gian cao điểm hay lễ tết, khi sử dụng phần mềm quản lý bán cafe ngay trên điện thoại/máy tính bảng nhân viên sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian di chuyển, do đó sẽ phục vụ được nhiều bàn hơn. Chủ quán cũng không mất chi phí thuê nhiều nhân viên mà vẫn đáp ứng nhu cầu gọi món của khách. Ngoài ra còn mang lại cho khách hàng sự phục vụ chuyên nghiệp và hình ảnh đẹp về quán cafe của bạn.
 |
| Phần mềm quán cafe giúp chủ quán quản lý đơn giản và hiệu quả |
Quản lý nguyên liệu nhập kho, nguyên liệu chế biến thức uống
Nhờ phần mềm bạn hoàn toàn có thể thiết lập định lượng nguyên liệu mỗi món thức uống. Sau một ngày thống kê những món đã bán ra, chủ quán sẽ biết được nguyên liệu đã sử dụng và từ đó đối chiếu với số tồn kho. Điều này còn giúp bạn đảm bảo nhân viên pha chế làm đúng công thức và giảm thiểu tối đa việc thất thoát hàng hóa.
Chủ quán có thể quản lý, giám sát nhà hàng mọi lúc mọi nơi
Phần mềm quản lý quán cafe có hệ thống báo cáo từ chi tiết đến tổng quan theo mặt hàng, doanh thu…Chủ quán sẽ nắm được tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể và có thể theo dõi hoạt động của quán từ xa chỉ với 1 chiếc điện thoại thông minh.
Ngoài ra phần mềm quản lý quán cafe còn giúp người chủ quản lý nhân viên, quản lý thông tin khách hàng, hay các chương trình khuyến mãi, giảm giá…
Top 7 phần mềm quản lý quán cafe – bán cafe phổ biến 2022
1. DanTriSoft
DanTriSoft là đơn vị chuyên cung cấp phần mềm quản lý bán hàng cho các lĩnh vực: bán lẻ, bán sỉ, quán cafe, quán ăn, quán trà sữa, nhà hàng, quán karaoke, bida…từ năm 2015. Phần mềm quản lý quán cafe của DanTriSoft có cả 2 phiên bản online và offline. Ngoài ra DanTriSoft có còn phần mềm quản lý quán café miễn phí dành tặng cho các chủ quán nhỏ, tính đến nay đã có hơn 125.000 chủ quán trên toàn quốc lấy dùng. Các chức năng nổi bật của DanTriSoft bao gồm:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.
- Order món đặc biệt là order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- Tạo và quản lý bảng giá riêng cho từng khách hàng, từng nhóm khách hàng để tính giá đúng.
- Báo cáo chi tiết doanh thu theo món hàng để biết món bán tốt, bán kém.
- Báo cáo doanh thu tổng hợp theo ngày, tuần, tháng, năm.
- Phân quyên chặt chẽ, kiểm soát và phòng tránh gian lận, ăn bớt từ thu ngân như xóa bill, xóa hàng, chiết khấu…
- Ứng dụng xem báo cáo trên điện thoại cho chủ quán, có thể kiểm soát doanh thu, lỗ lãi mà không cần có mặt ở quán.
2. Kiot Viet
Kiot Viet là phần mềm quản lý quán cafe được công ty Citigo phát triển cho lĩnh vực kinh doanh quán café. Kiot Viet hỗ trợ đồng bộ quy trình hoạt động khép kín tại quán cafe giữa các bộ phận phục vụ – quầy bar – thu ngân một cách có hệ thống, hiệu quả. Các tính năng nổi bật có thể kể đến của Kiot Viet bao gồm:
- Order món dễ dàng, các thông tin về đồ uống như lượng đường, đá, topping rõ ràng, cụ thể, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ.
- Màn hình real-time hỗ trợ khu vực pha chế điều phối hợp lý, tăng tốc độ phục vụ.
- Tạo hóa đơn nhanh chóng, thực hiện nhanh các thao tách và gộp hóa đơn, tính tiền chính xác ngay tại bàn, áp dụng thêm VAT và khuyến mãi theo %. từ đó thanh toán nhanh hơn, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
- Theo dõi mọi hoạt động kinh doanh từ đơn hàng, doanh thu, tăng giảm nguyên vật liệu,… tại nhà hàng mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại di động.
- Có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như POS bán hàng, PC, laptop, máy tính bảng, điện thoại di động.
3. Pos365
POS365 cũng là phần mềm quản lý quán cafe được nhiều chủ quán nhỏ và vừa tin tưởng sử dụng. POS365 hỗ trợ order, thu ngân tính tiền nhanh và chuẩn xác. Kiểm soát tốt thu chi và mức độ hao nguyên liệu làm đồ uống của quán. Mọi quy trình từ order, quản lý kho, thanh toán,... đều được đảm bảo tính nhanh, chính xác, hiệu quả giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà hơn bao giờ hết. Một số tính năng nổi bật của POS365 gồm có:
- Màn hình order hiển thị rõ ràng tên và hình ảnh từng loại đồ uống theo nhóm, theo loại.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,...
- Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
- Dễ dàng chuyển bàn, ghép order, hủy món, đổi món cho khách hàng.
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Tính tiền chính xác và gần như không có sai sót nhờ hệ thống công thức chuẩn
- Có thế hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
- Quản lý thu chi, công nợ chi tiết, chính xác.
4. Sapo
Sapo FnB là phần mềm quản lý quán cafe được công ty Sapo – đơn vị chuyên cung cấp các nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh phát triển dành riêng cho mảng FnB. Với thiết kế giao diện dễ sử dụng và thao tác, Sapo FnB giúp chủ quán quản lý tốt quy trình gọi món, kiểm soát tốt số lượng bàn trong quán… phù hợp với mọi mô hình quán cafe. Một số tính năng nổi bật của Sapo như:
- Hỗ trợ thực hiện order nhanh chóng, chuyển thông tin order xuống bếp đầy đủ và kịp thời.
- Quản lý tình trạng các bàn dễ dàng để có thể sắp xếp chỗ hợp lý.
- Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết giúp dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh.
- Kiểm soát kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát và gian lận.
- Quản lý nhân viên chặt chẽ bằng cách phân quyền sử dụng và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối đối tác giao hàng, quản lý nhiều đối tác giao hàng trên cùng một giao diện phần mềm.
- Công nghệ điện toán đám mây giúp theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
5. CukCuk
CukCuk là phần mềm quản lý quán cafe thuộc công ty Misa – đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm kế toán và quản trị. CukCuk có các tính năng hỗ trợ riêng biệt cho từng vị trí trong quán từ quản lý, nhân viên phục vụ, thu nhân, quầy pha chế…giúp tối ưu công việc cho từng bộ phận, nâng cao hiệu quả vận hành quán. Một số tính năng nổi bật của CukCuk gồm có:
- Ghi nhận order nhanh chóng, trả món kịp thời.
- Quản lý chế biến hiệu quả, hạn chế thiếu sót hay nhầm lẫn món
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
- Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.
- Cung cấp các ứng dụng dành riêng cho từng bộ phận trên đa nền tảng: máy tính, điện thoại, máy tính bảng…
6. Suno
Suno là một cái tên mới trên thị trường để các chủ quán tham khảo. Phần mềm quán lý quán cafe Suno mang đến phần mềm hỗ trợ quản lý quán toàn diện một cách đơn giản, từ tính tiền bán hàng, quản lý tồn kho hàng hóa, quản lý thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàng đến phân tích kết quả kinh doanh. Phần mềm Suno phù hợp với nhiều mô hình quán: tính tiền trước, tính tiền sau, tự phục vụ, mua mang về.
- Thao tác đơn giản, tự nhiên, dễ hiểu cho nhân viên phục vụ.
- Xử lý thuận tiên nghiệp vụ khách mua mang về.
- Khách hàng có thể quét QR code để gọi phục vụ, đặt món ngay tại bàn.
- Quản lý chặt chẽ tồn kho nguyên liệu: nguyên liệu nào đang tồn nhiều, bếp có sử dụng nguyên liệu đúng định mức không…
7. iPOS
iPOS là phần mềm quản lý quán café được phát triển bởi iPOS.vn đơn vị uy tín cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng chuyên biệt và toàn diện cho ngành FnB. Theo số liệu của iPOS đến nay đã có hơn 50.000 quán cafe, trà sữa thuộc nhiều phân khúc khác nhau đang sử dụng. Phần mềm iPOS giúp người quản lý vận hành quán café hiệu quả và giúp giảm tải công việc của nhân viên. Các chức năng nổi bật của iPOS bao gồm:
- Ghi nhận order nhanh chóng bằng công nghệ real-time
- Order đa dạng: Sử dụng trên Tablet, điện thoại nhân viên hoặc POS tại quầy.
- Giao diện bán hàng thân thiện, menu hiển thị trực quan, dễ nhìn và dễ tìm kiếm.
- Kiểm soát hoạt động và tối ưu hiệu suất khu vực pha chế.
- Nhân viên thu ngân có thể thực hiện các hoạt động áp dụng các voucher khuyến mãi, giảm giá, tính VAT, tách/gộp hóa đơn,… chính xác.
- Hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán như: Tiền mặt, thẻ ngân hàng, thanh toán QR VnPAY, ví điện tử Momo, Zalo Pay.
Hy vọng với những tổng hợp về top 8 phần mềm quản lý quán cafe – bán cafe phổ biến 2022 sẽ giúp các chủ quán có thêm những gợi ý trong việc tìm kiếm và lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Chúc bạn thành công!
Theo Phương Thanh
