Phần mềm quản lý bán hàng cafe ngày càng đóng vai trò quan trọng và là công cụ đắc lực không thể thiếu, hỗ trợ các chủ quán trong công việc kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên nhiều doanh chủ không có sự tìm hiểu kỹ càng, vội vàng tin vào quảng cáo và vô số lời chào mới “bắt tai” của nhân viên bán hàng nên đưa ra những lựa chọn sai lầm. Dẫn đến tình huống “tiền mất tật mang” chọn mua phải phần mềm quản lý không phù hợp gây tốn kém thời gian, tiền bạc và không ít những sự cố bất tiện trong khi sử dụng. Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm quán lý quán cà phê phù hợp không hề đơn giản. Sau đây là 6 sai lầm nghiêm trọng mà người dùng thường mắc phải khi chọn mua phần mềm.
Sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm quản lý bán hàng cafe
1. Chọn mua các thiết bị phần cứng trước
Hầu hết, các chủ quán đều nghĩ rằng phải trang bị đầy đủ các thiết bị phần cứng như: máy tính, máy in hoá đơn, máy quét mã vạch, máy pos tính tiền… trước rồi sau đó mới tính đến việc tìm mua phần mềm quản lý bán hàng. Tuy nhiên, đây là một sai lầm vô cùng nghiêm trọng vì thực tế phần mềm mới là yếu tố cần được chọn mua trước tiên.
Bởi ngoại trừ những phần mềm được thiết kế kiến trúc hệ thống mở, mỗi phần mềm quản lý bán hàng café đều có yêu cầu về thiết bị phần cứng và hệ điều hành riêng. Khi bạn đầu tư các thiết bị phần cứng trước thì lúc lựa chọn phần mềm bán hàng bạn sẽ bị hạn chế. Chẳng hạn, bạn đã tìm được phần mềm bán hàng ưng ý, tuy nhiên phần mềm lại không tương thích với hệ điều hành Windows hoặc các thiết bị bạn hiện có. Do đó bạn nên chọn mua phần mềm quản lý phù hợp trước rồi sau đó hãy tham khảo thêm các gợi ý về thiết bị phần cứng hỗ trợ khác từ công ty phần mềm.
2. Chỉ quan tâm mỗi giá cả khi chọn mua phần mềm
Khi chọn phần mềm nếu bạn chỉ quan tâm đến mỗi giá cả hoặc ham rẻ mà không xem xét đến việc các tính năng của phần mềm có đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình hay không thì quả là sai lầm lớn. Một phần mềm giá rẻ khi mua về vừa không đáp ứng được các yêu cầu công việc còn khiến bạn mất thêm chi phí. Đó là chưa kể trong quá trình sử dụng hệ thống bị đơ chậm, mất dữ liệu, nhiễm virus gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh. Và nhất là bạn phải tốn thêm thời gian, tiền bạc để tìm kiếm và mua lại một phần mềm khác.
3. Chọn phần mềm không phù hợp với lĩnh vực kinh doanh
Một sai lầm cũng thường gặp phải nữa của các chủ quán cafe đó lựa chọn những phần mềm quản lý bán hàng cho ngành bán lẻ nói chung để sử dụng. Lĩnh vực kinh doanh FnB có những nghiệp vụ đặc thù riêng, để đáp ứng các nhu cầu quản lý phức tạp và nhất là hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động các quán café nên sử dụng giải pháp chuyên biệt.
Phần mềm quản lý bán hàng cafe được thiết kế các tính năng riêng để có thể tối ưu quy trình vận hành và xử lý những vấn đề nghiệp vụ như order gọi món, tính tiền tại bàn hoặc tại quầy thu ngân, in hoá đơn tạm tính trước khi thanh toán, quản lý sơ đồ phòng bàn…
 |
| Chọn phần mềm quản lý bán hàng cafe không phù hợp với mô hình và quy mô quán là sai lầm thường gặp |
4. Chọn phần mềm không phù hợp với quy mô quán
Mỗi quy mô và mô hình kinh doanh quán café khác nhau sẽ có các nhu cầu quản lý khách nhau. Ví dụ: quán cafe sân vườn quy mô lớn có nhiều khu vực hoặc mô hình chuỗi sẽ cần quy trình quản lý phức tạp và các tính năng chuyên sâu hơn các quán bán mang đi – take away hay quán cafe nhỏ lẻ…
Không ít quán café dù quy mô hơn với mô hình phức tạp nhiều chi nhánh nhưng lại tiết kiệm chi phí dùng các phần mềm giá rẻ hạn chế tính năng. Dẫn đến trong quá trình sử dụng phần mềm gặp nhiều lỗi, hoạt động không ổn định khi số lượng khách đông hoặc vào giờ cao điểm. Ngược lại, một số quán café nhỏ lẻ lại lãng phí ngân sách chọn mua các phần mềm đắt tiền với nhiều tính năng không ,mấy cần thiết. Trường hợp nào cũng mang lại những phiền phức và rắc rối không đáng có. Do đó, các chủ quán cần xác định đúng quy mô kinh doanh để đưa ra những yêu cầu quản lý cụ thể làm cơ sở quan trọng cho việc chọn đúng phần mềm quản lý bán hàng café phù hợp nhất.
5. Không tham khảo thông tin từ nhiều nguồn
Khi tìm kiếm thông tin về các phần mềm quản lý bán hàng cafe tiềm năng cho quán của mình, bạn nên tổng hợp và khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: Google, mạng xã hội, ấn phẩm quảng cáo hoặc từ các chủ quán khác, website công ty cung cấp phần mềm hoặc đội ngũ tư vấn bán hàng… Để có nhìn khái quát, chứ đừng chỉ tham khảo từ một nguồn cố định nào đó. Mỗi phần mềm đều có những tính năng nổi bật và ưu – nhược điểm riêng phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh nhất định, do đó hãy lưu ý tham khảo thông tin về chúng từ nhiều nguồn nhé.
6. Không quan tâm đến dịch vụ hậu mãi
Nên nhờ rằng, khi quyết định chọn một phần mềm quản lý bán hàng café, bạn không chỉ mua phần mềm mà còn mua cả các dịch vụ đi kèm khác. Trong thực tế sử dụng các dịch vụ này cũng quan trọng như chất lượng của phần mềm. Vì sau khi mua bạn cần có sự hỗ trợ về kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, cập nhất phiên bản mới, bảo hành phần mềm… Nhiều khách hàng không quan tâm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, dẫn đến những khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng.
Vậy nên khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cafe bạn cũng nên tìm hiểu thông tin về các công ty cung cấp và các chính sách sau mua. Có thể đặt ra một vài câu hỏi trọng điểm như: Khi mua phần mềm có được cài đặt tận nơi hay hướng dẫn sử dụng chi tiết không? Trong quá trình sử dụng phần mềm nếu có khó khăn, trục trặc thì sẽ được bên công ty hỗ trợ như thế nào? Công ty phần mềm có uy tín và phát triển bền vững không, vì nhiều người dùng phần mềm gặp phải trường hợp công ty phá sản nên khi sử dụng không được hỗ trợ, cập nhật nữa? Các chính sách bán hàng và dịch vụ hậu mãi khác ra sao?...
Các bước cần làm trước khi chọn mua phần mềm quản lý cafe
1. Xác định rõ nhu cầu sử dụng
Trước tiên, các chủ quán nên dựa vào mô hình kinh doanh hiện tại của mình để xác định nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cafe. Hãy liệt kê tất cả các nhu cầu quản lý quán mà bạn có thể cần trong hiện tại và tương lại để xem liệu những phần mềm đang cân nhắc có đáp ứng được các yêu cầu đó hay không? và đáp ứng như thế nào?
Qua tìm hiểu, một quán cafe khi hoạt động thông thường sẽ cần các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý bán hàng như: hỗ trợ công việc lên đơn bán hàng, gọi món order, tính tiền in hoá đơn, quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, báo cáo doanh thu… Tuy nhiên, khi quán phát triển hơn, chủ quán sẽ có nhu cầu cần đến những tính năng nâng cao hơn như quản lý khách hàng, phát hành voucher khuyến mãi, quản lý đơn hàng online đa kênh và bên thứ ba như Grab, Baemin, kết nối với đơn vị giao hàng…
2. Xác định ngân sách chi cho phần mềm
Bạn có thể chi và nên chi bao nhiêu cho phần mềm quản lý bán hàng? Câu trả lời phụ thuộc rất nhiều vào quy mô cửa hàng, doanh thu hiện tại và quan trọng là các tính năng mà bạn yêu cầu. Nếu quán cafe của bạn quy mô nhỏ, doanh thu chưa cao bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng miễn phí vĩnh viễn. Còn nếu bạn có đủ khả năng chi trả thì lựa chọn các phần mềm quản lý bán hàng cafe trả phí để đáp ứng toàn diện các nhu cầu của mình. Hiện nay có 2 lựa chọn phần mềm quản lý cafe trả phí phổ biến nhất bao gồm:
Nếu bạn có nguồn lực tài chính tốt thì có thể chọn phần mềm quản lý bán hàng cafe dạng On-premises (offline) chỉ cần trả phí một lần và dùng trọn đời. Đây là giải pháp được cài trên server do chủ quán trực tiếp quản lý, sở hữu đầy đủ tính năng, hoạt động ổn định và bảo mật cao. Nhược điểm của phần mềm này là quá trình triển khai khá phức tạp và tốn chi phí khởi tạo ban đầu.
Nếu bạn muốn tìm kiếm giải pháp tối ưu hơn về mặt chi phí thì phần mềm quản lý bán hàng café dạng Cloud lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây là lựa chọn hợp lý. Phần mềm này cho phép người dùng có thể sử dụng trên nhiều thiết bị như máy Pos, máy tính bảng, máy tính, ứng dụng điện thoại thông qua app và có thể trả phí thuê theo tháng hoặc mua trọn đời. Do dữ liệu quản lý lưu trữ trên cloud nên mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn dạng phần mềm On-premises.
3. Tham khảo các phần mềm trên thị trường
Khi đã xác định được nhu cầu và ngân sách việc tiếp theo bạn cần làm là tìm kiếm những phần mềm có các tính năng cần thiết, có mức giá nằm trong chi phí cho phép. Có rất nhiều cách để tìm hiểu về các phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường. Bạn có thể tìm kiếm thông tin trên Google để có cái nhìn khái quát, nhưng đừng chỉ dựa vào mình nó. Hãy lên các nhóm cộng đồng, đặt câu hỏi và bắt đầu thảo luận để có được thông tin phản hồi và các đề xuất hữu ích. Hoặc có thể tham khảo với các chủ quán cafe khác về phần mềm quản lý bán hàng của họ và hiệu quả mà chúng đem lại cho họ
Ghé thăm các trang web của công ty cung cấp phần mềm hoặc gọi điện để tìm hiểu về cách tính năng và dịch vụ mà họ cung cấp. Hãy chắc chắn có được các thông tin: các tính năng và chức năng của mỗi phần mềm, chính sách bán hàng hay các phương thức hỗ trợ khách hàng.
 |
| Chủ quán cần tham khảo thông tin về phần mềm quản lý bán hàng cafe từ nhiều nguồn khác nhau |
4. Trải nghiệm và dùng thử phần mềm
Muốn biết phần mềm đó có phù hợp với quy mô kinh doanh và đáp ứng các quy trình vận hành của của bạn hay không. Cách tốt nhất là hãy liên hệ với nhân viên tư vấn của các công ty cung cấp, yêu cầu họ đến chạy demo để trải nghiệm thử sản phẩm. Trong khi dùng thử bạn sẽ đánh giá được các chức năng, tốc độ, giao diện và sự thân thiện của phần mềm với người dùng một cách chính xác nhất.
Ngoài chủ quán thì nhân viên cũng nên được trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng cafe vì họ mới là những người trực tiếp sử dụng sản phẩm này nhiều nhất. Sau đó hãy hỏi thứ nhân viên để họ đưa ra những nhận xét khách quan, đây cũng chính là gợi ý quan trọng giúp chủ quán đưa ra quyết định đúng đắn.
5. Trao đổi với đơn vị cung cấp
Sau khi đã chọn được phần mềm quản lý bán hàng café phù hợp, chủ quán cũng nên trao đổi thêm với nhân viên kinh doanh của công ty cung cấp để làm rõ thêm các thông tin về: thời gian bảo hành, ưu đãi khi cài đặt, tính bảo mật của phần mềm hay chế độ chăm sóc khách hàng… Bạn nên lưu ý đến thoả thuận về hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật bởi trong quán trình cài đặt và sử dụng chắc chắn sẽ không tránh khỏi phát sinh lỗi hoặc gián đoạn hoạt động. Hiện nay một số phần mềm quản lý quán cafe đòi hỏi phải trả thêm các khoản phí khác để được hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Lời khuyên là bạn nên lựa chọn đơn vị có chính sách hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng để không phát sinh các chi phí khác.
Phần mềm quản lý bán hàng cafe DanTriSoft – Giải pháp tối ưu cho mọi mô hình kinh doanh từ quán nhỏ đến các chuỗi lớn
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe với các thương hiệu và mức giá khác nhau. Một trong số cái tên nổi bật được nhiều chi quán cafe tin dùng là phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft. Đây là giải páp có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu quản lý quán từ đơn giản đến phức tạp, từ các quán nhỏ lẻ đến các chuỗi lớn.
Được thành lập từ năm 2015 DanTriSoft đã trở thành một trong những công ty dẫn đầu trong việc sản xuất phần mềm bán hàng hỗ trợ người dùng quản lý chặt chẽ và thành công hơn. Đặc biệt với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí dành tặng các quán nhỏ đến nay đã có hơn 125.000 chủ quán trên toàn quốc sử dụng và đánh giá cao về hiệu quả.
Phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft sở hữu đầy đủ các tính năng hỗ trợ tốt các nghiệp vụ đặc thù trong quy trình vận hành quán cafe như order thanh toán, phân quyền quản lý nhân viên chặt chẽ phòng tránh gian lận, thất thoát, cung cấp hệ thống báo cáo quản trị chi tiết. Ngoài ra phần mềm có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau (máy tính, máy pos, điện thoại, máy tính bảng…), hỗ trợ quản lý từ xa và chế độ bán hàng offline ngay cả khi mất kết nối internet… Và nhiều chức năng tiện ích khác hữu ích và thiết thực cho kinh doanh, bạn hãy trải nghiệm nhé!
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe DanTrisSoft giải pháp phù hợp cho mọi mô hình kinh doanh cafe |
Bài viết trên đây đã tổng hợp 6 sai lầm nghiêm trọng mà các chủ quán thường mắc phải trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng cafe. Một giải pháp phù hợp chắc chắn sẽ hỗ trợ đắc lực, phát huy tối đa hiệu quả sử dụng và quan trọng là giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí. Do đó khi chọn mua phần mềm quản lý cho quán cafe của mình bạn cần lưu ý tránh mắc phải các sai lầm kể trên. Chúc bạn thành công và kinh doanh phát đạt!
