Để tạo sự chuyên nghiệp trong kinh doanh quán cafe, nhà hàng thì phần mềm order gọi món là một trợ thủ đắc lực không thể thiếu. Các phần mềm này không chỉ giúp chủ quán đơn giản hoá việc gọi món, tăng năng suất phục vụ của nhân viên, khách hàng không phải chờ đợi lâu mà còn giúp quán cafe nâng cao hình ảnh cũng như góp phần tăng trưởng việc kinh doanh. Cùng điểm qua Top 6 phần mềm order cà phê phổ biến được nhiều chủ quán tin dùng nhất trong bài viết dưới đây.
Vì sao nhà hàng, quán cafe nên sử dụng phần mềm order gọi món
1. Tăng tốc độ và năng suất phục vụ
Với cách order món theo bằng cách ghi chép thông thường, nhân viên phục vụ thường mất rất nhiều thời gian di chuyển và kể cả sức lực. Do đó, vào giờ cao điểm dù có làm việc hết công suất, thì một nhân viên phục vụ cũng chỉ chăm sóc được số lượng bàn rất hạn chế. Không ít chủ nhà hàng đã phải thuê rất nhiều nhân viên để không bị quá tải khi nhà hàng quá đông khách, đặc biệt là những dịp lễ, tết. Khi sử dụng phần mềm order cà phê trên điện thoại/máy tính bảng, nhân viên sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian di chuyển, do đó sẽ phục vụ thêm được nhiều bàn hơn, nhờ đó mà người quản lý không phải mất chi phí thuê thêm nhiều nhân viên mà vẫn đáp ứng tốt nhu cầu gọi món của khách.
2. Đảm bảo không bị nhầm lẫn, thiếu sót món trong quá trình chế biến
Nếu như trước đây, sau khi khách gọi món, nhân viên phục vụ sẽ di chuyển trực tiếp xuống bếp để thông báo món, thường gặp phải tình huống đầu bếp không nhớ được bàn nào gọi món nào trước, bàn nào gọi món nào sau để chế biến theo thứ tự gọi món của các bàn cho chính xác. Nhất là vào giờ cao điểm, tình trạng quên chế biến món cho khách cũng thường xuyên xảy ra. Kết quả, không ít khách hàng tỏ ra khó chịu, bực bội vì chờ đợi lâu trong khi các bàn khác đến sau lại được phục vụ trước, hoặc bị phục vụ sai món.
Sử dụng phần mềm order cà phê là giải pháp hiệu quả, giúp ngăn chặn tình trạng nhầm lẫn trong quá trình chế biến cho khách. Vì khi nhân viên phục vụ gọi món bằng phần mềm, tại nhà bếp đầu bếp sẽ được thông báo thông tin chế biến theo thứ tự trước - sau. Luôn đảm bảo cho các món ăn luôn được phục vụ đúng bàn, và đúng số lượng, không bị nhầm lẫn giữa bàn này với bàn khác bởi chúng đều được đánh số thứ tự rõ ràng. Phần mềm gọi món nhà hàng còn có thể thông báo cho những người phục vụ rằng món ăn đã được chế biến xong và có thể đem đến cho khách hàng. Nhờ sử dụng phần mềm order trên điện thoại, tình trạng quên món, nhầm món không có khả năng xảy ra. Khi khách gọi trước sẽ được chuẩn bị đồ ăn trước, điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng và hài lòng về chất lượng phục vụ.
 |
| Phần mềm order quán cafe tối ưu quy trình gọi món, bán hàng |
3. Tiết kiệm chi phí thuê nhân sự
Khi trang bị phần mềm order cho hệ thống quán cafe, nhà hàng các nhân viên sẽ không cần phải di chuyển để gửi order vào bộ phận bếp và thu ngân, mà chỉ cần đứng tại nơi order cho khách hàng. Do đó, việc kiểm soát khách hàng và order sẽ không cần phải có quá nhiều nhân viên. Từ đó, giúp nhà hàng tiết kiệm được nhiều chi phí nhân sự mà vẫn đảm bảo phục vụ khách hàng được tốt nhất.
4. Tối ưu quy trình vận hành
Thay vì order theo phương pháp truyền thống bằng cách viết giấy thì việc sử dụng các phần mềm order món ăn sẽ giúp mà còn giúp quy trình vận hành quán cà phê có hệ thống và khoa học hơn. Đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, tận tình, chu đáo của quán trong mắt khách hàng, góp phần tăng trưởng việc kinh doanh hiệu quả.
5. Hỗ trợ thanh toán, tính tiền nhanh chóng và chính xác
Một trong những lý do các quán cafe nên sử dụng các phần mềm order gọi món chính là tạo sự tiện lợi trong việc tính tiền, thanh toán. Ngay sau khi khách hàng dùng xong và yêu cầu thanh toán, nhân viên phục vụ chỉ việc mở thông tin món khách đã gọi thông qua phần mềm trên điện thoại/máy tính bảng ra để đối chiếu, xác nhận và gửi thông tin xuống quầy thu ngân để khách hàng thanh toán. Vì đối chiếu và kiểm tra trực tiếp tại bàn, do đó trường hợp tính thiếu hoặc thừa tiền, gây tâm lý không hài lòng cho khách hàng sẽ không xảy ra. Đồng thời nhân viên sẽ không thể bỏ sót khách hàng chưa thanh toán, tránh gây thất thoát doanh thu cho quán.
Top 6 phần mềm order cà phê tốt nhất được nhiều chủ quán tin dùng
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm order gọi món vừa giúp chủ quán cafe quản lý được tình hình kinh doanh, vừa tích hợp tính năng Order cho nhân viên phục vụ/thu ngân và quản lý tình trạng chế biến tại bếp với chi phí tiết kiệm mà vô cùng hiệu quả. Dưới đây là top 6 phần mềm order cà phê tốt nhất được nhiều chủ quán tin tưởng sử dụng:
1. Phần mềm order cà phê miễn phí tốt nhất DanTriSoft
Dân Trí Soft là công ty cung cấp phần mềm quản lý cafe uy tín và có tiếng trên thị trường từ năm 2015. Phần mềm DanTriSoft được đánh giá là phần mềm order cà phê đúng chuẩn nhất hiện nay. Các tính năng ghi nhận order, chuyển thông tin order cho bếp/bar, theo dõi trả món, hủy món, đổi món; kiểm đồ, in tạm tính, thanh toán, được bố trí hợp lý, dễ nhìn giúp nhân viên có thể thao tác nhanh chóng và chính xác nhất. Đặc biệt với phần mềm order cafe miễn phí dành tặng cho quán nhỏ đến nay đã có hơn 125.000 + khách hàng trên toàn quốc sử dụng và nâng tầm quản lý giúp phát triển kinh doanh.
Các tính năng nổi bật của phần mềm order cafe DanTriSoft bao gồm:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.
- Order món đặc biệt là app order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- Tính năng ghi nhận order, chuyển thông tin order thanh toán, được bố trí hợp lý giúp nhân viên có thể dễ dàng thao tác.
- In bill thanh toán, tổng kết ca cho các thu ngân chính xác nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng/năm, báo cáo chi tiết doanh thu theo nhu cầu quản lý.
- Ứng dụng xem báo cáo trên điện thoại giúp chủ quán nắm bắt mọi tình hình hoạt động kinh doanh mà không cần có mặt ở quán.
- Phần mềm có thể sử dụng trên đa dạng nền tảng khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,
 |
| Phần mềm order quán cafe miễn phí tốt nhất DanTriSoft |
2. Phần mềm order cafe - nhà hàng PosApp
Phần mềm order quán cafe PosApp được đánh giá khá cao do có nhiều ưu điểm và tính năng nổi bật, giúp tối ưu quy trình bán hàng, đồng bộ order giữa các bộ phận phục vụ, thu ngân, bếp/bar. Ưu điểm của PosApp có thể thích hợp với hầu hết mô hình kinh doanh cafe từ xe đẩy bán hàng take-away, đến các quán cafe sân vườn nhiều khu vực. Hỗ trợ chủ quán quản lý và nắm bắt tình hình công việc, giảm thất thoát cũng như đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Các tính năng nổi bật có thể kể đến của phần mềm PosApp bao gồm
- Khả năng đồng bộ các thao tác bán hàng, giúp nhân viên cập nhật và chia sẻ thông tin tiện lợi
- Màn hình quản lý trạng thái bàn rõ ràng: thu ngân – phục vụ - quản lý đều có thể nhìn thấy.
- Kiểm soát chặt chẽ đầu vào – ra của nguyên liệu, hỗ trợ kiểm kê định kỳ, định lượng nguyên vật liệu theo công thức – tự động trừ kho khi bán.
- Khả năng chia sẻ các dữ liệu cần thiết thông qua các thiết bị di động như laptop, điện thoại, máy tính bảng,...với công suất hoạt động một cách liên tục.
- Dữ liệu bán hàng từ thu ngân đều được đồng bộ đến điện thoại của quản lý theo thời gian thực. Giúp bạn kiểm soát cửa hàng hiệu quả mọi lúc, mọi nơi.
- Cập nhật các chi phí lãi lỗ, tình hình kinh doanh, hay tiền thu theo ca tại quán cafe thông qua máy tính hoặc điện thoại theo thời gian thực.
- Có thể hoạt động ngay cả đang ngoại tuyến, không cần sử dụng mạng internet.
 |
| Phần mềm order quán cafe-nhà hàng PosApp |
3. Phần mềm order cafe đơn giản Sapo FnB
Phần mềm order cà phê Sapo FnB được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ 4.0, sẽ giúp bạn giải quyết được những bài toán khó trong kinh doanh nhà hàng: order, thanh toán, quản lý nhân viên, quản lý nguyên vật liệu và quản lý doanh thu dễ dàng. Sapo FnB có giao diện hiển thị rất tối giản nhưng lại không mất đi những tính năng cần có để hỗ trợ order nhanh nhất, chính xác nhất. Những tính năng nổi bật của phần mềm có thể kể đến như:
- Hỗ trợ sắp xếp bàn: Dễ dàng và nhận biết ngay tình trạng còn bàn hay không để phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp.
- Hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết đơn hàng như danh sách, số lượng đặt hàng, thời gian và các yêu cầu đặc biệt khi pha chế như không đường, ít sữa, nhiều sữa…
- Tự động đồng bộ thông tin thanh toán, hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức khác nhau: tiền mặt, thẻ VISA, ATM, ví điện tử…
- Định lượng chi tiết từng món ăn và kiểm soát kho nguyên liệu giúp chủ quán có kế hoạch đặt mua nguyên vật liệu hợp lý, tránh thiếu hụt làm ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của quán.
- Quản lý nhân viên chặt chẽ bằng cách phân quyền sử dụng và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối đối tác giao hàng, quản lý nhiều đối tác giao hàng trên cùng một giao diện phần mềm.
- Dễ dàng xem tất cả các báo cáo doanh thu, lãi lỗ, tồn kho,... một cách chi tiết theo thời gian, theo hóa đơn, theo mặt hàng.
 |
| Phần mềm order cafe đơn giản Sapo FnB |
4. Phần mềm order quán cafe dễ dùng CukCuk
Phần mềm order cà phê Cukcuk phù hợp với mọi mô hình quán cafe, hỗ trợ giới thiệu món và ghi nhận order một cách nhanh chóng thuận tiện nhất. Giao diện phần mềm order được thiết kế đơn giản, trực quan, nhân viên có thể dễ dàng sử dụng mà không cần mất quá nhiều thời gian để học. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chủ quán điều hành quán ở mọi lúc mọi nơi, kiểm soát được số lượng khách đến có nhiều hay không, công suất phục vụ của nhân viên như thế nào, doanh thu bao nhiêu, có xảy ra sự cố hay sai sót gì trong quá trình phục vụ hay không,... Một số tính năng nổi bật của CukCuk bao gồm:
- Giới thiệu món và ghi nhận order nhanh chóng qua phân tích thao tác tay của nhân viên order.
- Gửi thông tin tới bộ phận pha chế và theo dõi tình trạng, thời gian pha chế.
- Ghi nhận đồ uống khách gọi thêm hoặc đổi món, hủy order nhanh chóng mà không cần lặp lại các thao tác order ban đầu.
- Chuyển bàn, ghép bàn, ghép đơn thuận thiện chỉ với một vài thao tác.
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Thanh toán đa dạng các hình thức như tiền mặt, Zalo Pay, chuyển khoản để két tiền luôn ghi nhận chính xác lượng tiền mặt.
- Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
- Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.
- Có thể hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
 |
| Phần mềm order nhà hàng, quán cafe CukCuk |
5. Phần mềm order quán cafe iPOS
iPOS là phần mềm order cafe được ưa chuộng do có giao diện đơn giản, dễ dùng. Phù hợp với các quán cafe có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, iPOS có những tính năng thông minh như: Phân quyền cho nhân viên, hỗ trợ order đồ uống, báo cáo thay đổi món hoặc bỏ món, quản lý nguyên vật liệu,… . Đặc biệt iPOS có tính bảo mật tương đối cao, hoạt động mượt mà ngay cả khi mất kết nối Internet. Một số tính năng nổi bật khác có thể kể đến của iPOS như:
- Hỗ trợ các thao tác gọi món, huỷ món, bỏ món hoặc xoá đơn hàng.
- Hỗ trợ các nhân viên pha chế cho tới người order có thể làm việc một cách bài bản dựa trên công thức định lượng được thiết lập sẵn.
- Các thao tác bỏ món hoặc đổi món, thêm món, lịch sử sửa hay xóa hóa đơn đều được lưu lại chi tiết.
- Tổng thu được phân loại theo hình thức thanh toán như tiền mặt, quẹt thẻ hay quét mã QR, chuyển khoản.
- Tự động gửi báo theo khung giờ hoặc theo ngày giúp chủ quán nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS,...
- Tích hợp API kết nối với các đơn vị như: giao hàng, app đặt đồ online, phát hành voucher, ví điện tử…
- Doanh thu, các loại chi phí đều được thống kế chi tiết và chính xác, minh bạch
 |
| Phần mềm order quán cà phê dễ dùng iPOS |
6. Phần mềm order quán cafe tinh gọn POS365
POS365 là phần mềm order phù hợp với mọi mô hình kinh doanh quán cafe, trà sữa hay trà chanh,.. Phần mềm đảm bảo mọi quy trình nghiệp vụ trong vận hành quán từ order gọi món, tính tiền thanh toán, in hoá đơn… diễn ra nhanh chóng, giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà, hiệu quả. Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ chủ quán kiểm soát được các thu chi cũng như mức độ tiêu hao nguyên liệu để pha chế đồ uống của quán với những tính năng cụ thể như:
- Hiển thị một cách rõ ràng hình ảnh và tên của từng loại đồ uống theo loại, theo nhóm trên màn hình order.
- Chuyển bàn, huỷ món, ghép order hoặc đổi món cho khách dễ dàng.
- Thứ tự của thực đơn được sắp xếp theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Tính tiền chính xác và gần như không có sai sót nhờ hệ thống công thức chuẩn
- Kiểm soát dễ dàng quá trình xuất, nhập nguyên liệu và hàng hoá của quán.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,...
- Khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi không có kết nối mạng hoặc mất điện.
 |
| Phần mềm order quán cafe tinh gọn Pos365 |
Qua những tổng hợp về Top 6 phần mềm order tốt nhất hiện nay, có thể thấy rằng mỗi phần mềm order quán cafe đều có những tính năng và ưu điểm riêng biệt. Tuỳ theo mô hình và quy mô kinh doanh cũng như nhu cầu sử dụng mà chủ quán có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp và mang lại hiệu quả tốt nhất. Một phần mềm order phù hợp sẽ góp phần tăng hiệu suất hoạt động, gia tăng doanh thu và phát triển bền vững hơn trong tương lai. Chúc bạn thành công!
