Để quán cà phê vận hành trơn tru và hiệu quả, chủ quán hay người quản lý phải theo dõi và xử lý một khối lượng công việc không hề nhỏ. Quản lý quán cafe theo cách thủ công truyền thống không những dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn mà còn tốn kém rất nhiều chi phí thuê mướn nhân sự. Hiện nay với sự ra đời của các phần mềm quản lý bán hàng cafe đã góp phần khắc phục vấn đề trên và hỗ trợ đắc lực giúp chủ quán thuận lợi phát triển việc kinh doanh. Cùng điểm qua Top 10 phần mềm quản lý bán hàng cafe nổi bật được nhiều chủ quán tin dùng nhất.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe
Ngày nay việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng vào hoạt động kinh doanh mang đến cho các doanh chủ rất nhiều lợi ích. Cụ thể, khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe, bạn nhận được những lợi ích như:
Tiết kiệm chi phí
Khi áp dụng phần mềm bán hàng cafe rất nhiều quy trình được rút gọn hoặc loại bỏ. Các nghiệp vụ như: nhận order, pha chế hay thanh toán được tự động hoá trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhiều. Nhờ đó chủ quán tiết kiệm được đáng kể chi phí thuê nhân viên mà kết quả làm việc và hiệu suất kinh doanh đều được đảm bảo.
Phục vụ nhanh chóng và linh hoạt hơn
Nếu việc phục vụ, quản lý thủ công như trước kia mất nhiều thời gian, hiệu quả không cao thì giờ đây, nhờ các tính năng thông minh của phần mềm chủ quán có thể khắc phục được những khó khăn, hạn chế này. Việc order trên phần mềm sẽ được chuyển trực tiếp đến quầy pha chế và tạm tính hóa đơn cho khách ngay lập tức. Nhờ đó nhân viên phục vụ được nhiều khách hơn còn khách hàng không phải chờ đợi lâu và có được trải nghiệm tốt hơn.
Quản lý nhân viên dễ dàng và phân quyền chặt chẽ
Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe sẽ giúp lưu trữ và đồng bộ mọi dữ liệu liên quan đến các hoạt động order, tính tiền hay lịch sử giao dịch của từng nhân viên trên hệ thống. Qua đó, chủ quán có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá công việc của toàn bộ nhân sự. Đặc biệt với tính năng phần quyền chặt chẽ giúp chủ quán tránh được các trường hợp nhân viên gian lận hay lơ là trong công việc.
 |
| Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe giúp tiết kiệm chi phí và tăng năng suất phục vụ |
Kiểm soát tốt hàng hóa và nguyên vật liệu
Thông qua các phần mềm quản lý bán hàng quán cafe, chủ quán dễ dàng nắm được số lượng hàng hóa thực tế của quán. Khi đó bạn sẽ biết rõ nguyên liệu nào còn nhiều, nguyên liệu nào sắp hết cần nhập thêm để tránh tồn kho quá nhiều hay thiếu nguyên liệu phục vụ khách hàng. Cũng nhờ đó, việc quản lý hàng hoá xuất – nhập – tồn trở nên thuận tiện và đơn giản hơn nhiều.
Tăng tính chuyên nghiệp
Với sự phát triển của công nghệ các mô hình kinh doanh và cách thức quản lý quán cafe theo cách thủ công không còn được ưa chuộng và buộc phải cải tiến để nâng cao hiệu quả. Nhờ phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể dễ dàng giám sát và xử lý các công việc trong quán. Hỗ trợ chủ quán xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp, tránh những sai sót không đáng trong quá trình vận hành kinh doanh. Từ đó, hình ảnh của quán cafe sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
Dễ dàng quản lý từ xa
Thay vì chủ quán phải luôn có mặt tại quán 24/7 để giám sát công việc của nhân viên và hoạt động kinh doanh của quán. Giờ đây khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe, người chủ không cần cả ngày ở quán nhưng vẫn có thể kiểm soát được mọi hoạt động từ màn hình dành riêng cho quản lý. Chỉ cần sự hỗ trợ của chiếc điện thoại thông minh, máy tính xách tay hay máy tính bảng kết nối mạng là bạn có thể theo sát mọi hoạt động của quán ở bất cứ nơi đâu và vào bất cứ thời gian nào.
Top 10 phần mềm quán lý bán hàng quán cafe tốt nhất không nên bỏ qua
1. DanTriSoft
Thành lập vào năm 2015, Dân Trí Soft là công ty cung cấp phần mềm quản lý bán hàng uy tín và có tiếng trên thị trường. Với 2 phiên bản offline và online DanTriSoft được đánh giá là phần mềm quản lý bán hàng quán cafe chuẩn đúng chuẩn nhất hiện nay Phần mềm có thể sử dụng trên đa dạng nền tảng khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, có app order bằng điện thoại cho nhân viên phục vụ và app theo dõi báo cáo trên điện thoại cho chủ quán, người quản lý. Đặc biệt với phần mềm quản lý cafe miễn phí dành tặng cho quán nhỏ đến nay đã có hơn 125.000 + khách hàng trên toàn quốc sử dụng và nâng tầm quản lý giúp phát triển kinh doanh. Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.
- Order món đặc biệt là App order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- Tính năng ghi nhận order, chuyển thông tin order thanh toán, được bố trí hợp lý giúp nhân viên có thể dễ dàng thao tác.
- In bill thanh toán, tổng kết ca cho các thu ngân chính xác nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng/năm, báo cáo chi tiết doanh thu theo nhu cầu quản lý.
- Ứng dụng trên điện thoại cho chủ quán để nắm bắt mọi tình hình hoạt động kinh doanh của quán mà không cần có mặt ở quán.
 |
| Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe tinh gọn tốt nhất DantTriSoft |
2. PosApp
PosApp là phần mềm quản lý bán hàng cafe hiện được đánh giá khá cao do có nhiều ưu điểm và tính năng nổi bật, giúp tối ưu quy trình bán hàng, đồng bộ order giữa các bộ phận phục vụ, thu ngân, bếp/bar. PosApp phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh: quán cafe nhỏ - vỉa hè, bán hàng trả tiền trước take-away đến các quán cafe sân vườn nhiều khu vực. Hỗ trợ chủ quán quản lý và nắm bắt tình hình công việc, giảm thất thoát cũng như đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Các tính năng nổi bật có thể kể đến của phần mềm PosApp bao gồm:
- Khả năng đồng bộ các thao tác bán hàng, giúp nhân viên cập nhật và chia sẻ thông tin tiện lợi
- Màn hình quản lý trạng thái bàn rõ ràng: thu ngân – phục vụ - quản lý đều có thể nhìn thấy.
- Kiểm soát chặt chẽ đầu vào – ra của nguyên liệu, hỗ trợ kiểm kê định kỳ, định lượng nguyên vật liệu theo công thức – tự động trừ kho khi bán.
- Quản lý tiền thu theo nhân viên, theo ca, phân quyền quản lý nhân viên.
- Quản lý chi tiết hóa đơn kể cả hóa đơn bị hủy.
- Cập nhật tình hình kinh doanh, chi phí lãi lỗ, tiền thu theo ca của quán từ xa ngay trên điện thoại, máy tính theo thời gian thực.
- Có thể hoạt động ngay cả đang ngoại tuyến, không cần sử dụng mạng internet.
3. Pos365
Pos365 là phần mềm quản lý bán hàng cafe đơn giản được nhiều chủ quán nhỏ và vừa ưa chuộng. Mọi quy trình nghiệp vụ từ order, quản lý kho, thanh toán,... trong vận hành quán đều được đảm bảo tính nhanh và chính xác giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà, hiệu quả. Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ chủ quán có thể kiểm soát được các thu chi cũng như mức độ tiêu hao nguyên liệu để pha chế đồ uống của quán với những tính năng cụ thể như:
- Hiển thị một cách rõ ràng hình ảnh và tên của từng loại đồ uống theo loại, theo nhóm trên màn hình order.
- Chuyển bàn, huỷ món, ghép order hoặc đổi món cho khách dễ dàng.
- Thứ tự của thực đơn được sắp xếp theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Hỗ trợ nhân viên order nhanh chóng qua màn hình và điện thoại.
- Tính tiền chính xác và gần như không có sai sót nhờ hệ thống công thức chuẩn
- Khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi không có kết nối mạng hoặc mất điện.
- Hỗ trợ quản lý từ xa và báo cáo chi tiết các thống kê về tình hình kinh doanh của quán.
 |
| Phần mềm quản lý bán hàng cafe đơn giản POSS365 |
4. Sapo FnB
Sapo FnB là phần mềm quản lý bán hàng được Sapo phát triển riêng cho lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Ra mắt vào năm 2019, Sapo FnB là các tên khá mới song với thế mạnh rất lớn về nền tảng công nghệ, giao diện hiện đại, dễ dùng, Sapo giúp chủ quán quản lý tốt mọi quy trình vận hành như gọi món, tính tiền, số lượng bàn trong quán… phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh quán cafe. Những ưu điểm của phần mềm Sapo bao gồm:
- Hỗ trợ sắp xếp bàn: Dễ dàng và nhận biết ngay tình trạng còn bàn hay không để phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp.
- Hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết đơn hàng như danh sách, số lượng đặt hàng, thời gian và các yêu cầu đặc biệt khi pha chế như không đường, ít sữa, nhiều sữa…
- Tự động đồng bộ thông tin thanh toán, hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức khác nhau: tiền mặt, thẻ VISA, ATM, ví điện tử…
- Kiểm soát kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát và gian lận.
- Quản lý nhân viên chặt chẽ bằng cách phân quyền sử dụng và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối đối tác giao hàng, quản lý nhiều đối tác giao hàng trên cùng một giao diện phần mềm.
- Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết giúp dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh…
- Công nghệ điện toán đám mây giúp theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
5. Kiot Viet
Được phát triển từ năm 2018 phần mềm quản lý bán hàng quán cafe của KiotViet nổi bật với quy trình vận hành chuyên nghiệp nhưng đơn giản thông qua thiết bị điện thoại, máy tính hay máy POS… Phần mềm Kiot Viet đồng bộ quy trình hoạt động khép kín tại quán cafe giữa các bộ phận phục vụ – quầy bar – thu ngân một cách có hệ thống, hiệu quả. Ngoài ra, Kiot Viet mang lại cho người sử dụng sự thuận tiện trong việc quản lý với các tính năng:
- Order món dễ dàng, các thông tin ghi chú về đồ uống như lượng đường, đá…rõ ràng, cụ thể, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ.
- Màn hình real-time hỗ trợ khu vực pha chế điều phối hợp lý, tăng tốc độ phục vụ.
- Khả năng nắm bắt được số lượng hàng tồn kho dựa trên các chỉ số được cập nhật theo thời gian thực.
- Hỗ trợ tính tiền, thực hiện các thao tác tách và gộp hoá đơn nhanh chóng và chính xác tại quầy thu ngân.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu và quản lý từ xa thông qua điện thoại hoặc máy tính.
- Báo cáo một cách chi tiết nhất về tình hình kinh doanh, dữ liệu thu chi và lợi nhuận của quán thông qua các biểu đồ.
 |
| Phần mềm quản lý bán hàng quán cafe phổ biến KiotViet |
6. iPOS
iPOS là phần mềm quản lý quán cafe được ưa chuộng do có giao diện đơn giản, dễ dùng và giá thành phải chăng. Phù hợp với các quán cafe có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, iPOS có những tính năng thông minh như: Phân quyền cho nhân viên, hỗ trợ order đồ uống, báo cáo thay đổi món hoặc bỏ món, quản lý nguyên vật liệu,… Ưu điểm của phần mềm này là dễ dàng nâng cấp theo từng phiên bản để có thể phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng cửa hàng. Đặc biệt iPOS có tính bảo mật tương đối cao, hoạt động mượt mà ngay cả khi mất kết nối Internet. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến của iPOS như
- Hỗ trợ các thao tác gọi món, huỷ món, bỏ món hoặc xoá đơn hàng.
- Hỗ trợ các nhân viên pha chế cho tới người order có thể làm việc một cách bài bản dựa trên những công thức định lượng được thiết lập sẵn.
- Các thao tác bỏ món hoặc đổi món, thêm món, lịch sử sửa hay xóa hóa đơn đều được lưu lại chi tiết.
- Theo dõi mọi hoạt động thu chi, số lượng voucher, đơn hàng hay khuyến mãi để tránh thất thoát.
- Tự động gửi báo theo khung giờ hoặc theo ngày giúp chủ quán nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS,...
- Tích hợp API kết nối với các đơn vị như: giao hàng, app đặt đồ online, phát hành voucher, ví điện tử…
7. CukCuk
Cukcuk là phần mềm quản lý quán cafe được nghiên cứu và phát triển bởi Misa – công ty phần mềm kế toán lớn nhất Việt Nam. Trong thời gian đầu, Cukcuk vẫn mang ngôn ngữ và tư duy của phần mềm kế toán. Tuy nhiên những năm gần đây, Cukcuk đã trở nên thân thiện, thực tế hơn và đáp ứng được nhu cầu người dùng. Phù hợp với mọi mô hình kinh doanh quán cafe, phần mềm Cukcuk hỗ trợ chủ quán có thể điều hành quán, kiểm soát số lượng khách hàng, công suất phục vụ của nhân viên, doanh thu của quán mọi lúc mọi nơi một cách dễ dàng. Một số những tính năng của phần mềm có thể kể đến như:
- Ghi order món trong thời gian thực, dễ dàng order trong thời gian ngắn, cập nhật món nhanh chóng.
- Bộ phận pha chế nhanh chóng nhận được danh sách đồ uống ngay khi nhân viên thực hiện order, không bỏ sót hay nhầm lẫn món
- Sắp xếp thứ tự các món ăn theo thứ tự gọi món của khách hàng.
- Quản lý công nợ, thu chi và hỗ trợ thu ngân chi tiết, nhanh chóng và chính xác.
- Kiểm soát dễ dàng quá trình xuất, nhập nguyên liệu và hàng hoá của quán.
- Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.
- Quản lý doanh thu từ xa một cách chặt chẽ tránh thất thoát tiền
- Cung cấp các ứng dụng dành riêng cho từng bộ phận trên đa nền tảng: máy tính, điện thoại, máy tính bảng…
 |
| Phần mềm quản lý bán hàng cafe dễ dùng CukCuk |
8. Polaris FnB
Polaris FnB là một trong những phần mềm quản lý cafe được nhiều chủ người tin dùng nhất hiện nay do có giao diện thân thiện, đơn giản cùng nhiều tính năng nổi bật. Phần mềm ứng dụng công nghệ tiên tiến, nhận diện mã QR code giúp khách hàng gọi món mà không cần sự có mặt của nhân viên. Việc xử lý thông tin đồng bộ ngay lập tức vừa giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, đồng thời tránh được trường hợp bộ phận chế biến thực hiện sai yêu cầu khách hàng.
- Ứng dụng công nghệ QR Order - Gọi món không cần nhân viên, chỉ cần thực hiện thao tác quét mã QR qua camera điện thoại ngay tại bàn khách hàng đã có thể gọi món nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
- Thanh toán trên ứng dụng di động bằng cách thực hiện quét mã QR qua camera điện thoại mang đến cho khách hàng sự tiện lợi, đảm bảo an toàn và có thể thanh toán qua Momo, VNPay, VCBPay,...
- Khi khách hàng thực hiện gọi món hoàn tất bằng QR Order ngay lập tức hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đơn hàng đến bộ phận pha chế tiếp nhận xử lý và in hóa đơn theo yêu cầu.
- Quản lý bàn trống: Sơ đồ thể hiện theo phòng, tầng giúp nhân viên quản lý tình trạng bàn dễ dàng để có thể sắp xếp chỗ hợp lý và đưa ra gợi ý phù hợp cho khách hàng
- Thống kê chi tiết các số liệu về số lượng xuất nhập của nguyên vật liệu giúp chủ cửa hàng kiểm tra dễ dàng tránh tồn kho nhằm cân đối bổ sung kịp thời để không ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh.
- Ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng vẫn có thể truy cập số liệu nhanh chóng, mọi lúc – mọi nơi thông qua các thiết bị điện thoại, máy tính bảng, Ipad.
9. Loyverse Pos
Loyverse Pos là phần mềm quản lý quán cafe được Việt hoá nổi bật với khả năng hỗ trợ các hoạt động bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên, phân tích kinh doanh thông qua các báo cáo trực quan.. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp người chủ giám sát hoạt động kinh doanh tại quán một cách hiệu quả và dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản:
- Sắp xếp đơn hàng, order gọi món theo thời gian.
- Tính tiền nhanh, tiện lợi, dễ dàng thêm hàng hóa vào hóa đơn thanh toán chỉ bằng một nút nhấn.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu và quản lý quán từ xa mà không cần đến trực tiếp trên nhiều thiết bị.
- Cho phép chia tách, sáp nhập và di chuyển giữa các mục hóa đơn trong tính năng quản lý hóa đơn.
- Khả năng theo dõi thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên trong quán.
- Quản lý công nợ, thu chi chuẩn xác.
- Báo cáo chi tiết các thống kê về tình hình kinh doanh của quán.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe Loyverse Pos |
10. PhanMemCaPhe.com
Giống như tên gọi, PhanMemCaPhe.com là phần mềm chuyên về quản lý bán hàng cafe. Với hơn 50.000+ chủ quán cafe tin dùng, PhanMemCaPhe hỗ trợ quá trình đặt món, thêm món, đổi món hoặc thao tác gộp bàn hay tách hóa đơn thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, chủ quán có thể quản lý từ xa thông qua điện thoại, máy tính bảng mà không cần có mặt thường xuyên tại quán. Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm
- Bán hàng, in hóa đơn, order trên điện thoại di động, báo quầy bar;
- Báo cáo kinh doanh trên máy tính, điện thoại;
- Phân quyền nhân viên;
- Quản lý thu chi, dòng tiền;
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Quản lý thông tin khách hàng, thông tin thẻ VIP.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí Phanmemcaphe.com |
Bài viết trên đã tổng hợp top 10 phần mềm quản lý bán hàng cafe chuyên nghiệp được sử dụng phổ biến hiện nay cùng những tính năng nổi bật và độc đáo của mỗi phần mềm. Hy vọng sẽ giúp bạn lựa chọn được một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với mô hình cũng như quy mô kinh doanh quán cafe của mình.
