Quản lý quán cà phê ai cũng nghĩ là một việc làm đơn giản, dễ dàng nhưng thực tế lại vô cùng phức tạp và khiến chủ quán đau đầu, đặc biệt là khi đông khách. Nhân viên order sai sót, bộ phận pha chế làm thiếu món, nhân viên thu ngân nhầm lẫn hoá đơn của khách hay doanh thu thâm hụt mà không rõ lý do… là những vấn đề chủ quán phải đối mặt. Để cải thiện tình trạng trên, phần mềm quản lý tính tiền quán cà phê chính là giải pháp toàn diện giúp quy trình vận hành và quản lý quán hiệu quả quả hơn. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp cho bạn Top 5 phần mềm quản lý tính tiền quán cà phê miễn phí tốt nhất.
Các chức năng quan trọng của phần mềm quản lý quán cafe
Quản lý menu, order dễ dàng và ghi món nhanh
Nhân viên sẽ sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính để ghi order món cho khách. Phần mềm quản lý quán cà phê cho phép nhân viên tìm theo món, theo nhóm hàng hoặc kéo thả món mà khách chọn. Thay vì trước kia nhân viên phải dùng giấy viết để ghi dễ nhầm lẫn do chữ viết xấu, viết tắt. Ngoài ghi món và số lượng, nhân viên cũng có thể thêm ghi chú của khách hàng khi order ví dụ như: ít ngọt, ít đá, nhiều sữa… đây là những ghi chú có thể tạo sẵn để nhân viên có thể lựa chọn nhanh hơn.
Hỗ trợ bộ phận pha chế, nhà bếp không sót đồ uống
Sau khi nhân viên order và ghi món xong thông qua phần mềm sẽ gửi thông tin đến cho bộ phận bếp/bar. Máy in chế biến sẽ in phiếu chế biến để thông báo với bộ phận bếp/bar order của khách một cách đầy đủ và tiện lợi. Với cách quản lý truyền thống nhiều chủ quán thường xuyên gặp phải tình trạng bộ phận pha chế làm sót món hay nhầm lẫn thứ tự món. Giờ đây khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, điều này sẽ được giảm thiểu tối đa.
Tính tiền thật chuẩn xác, in bill nhanh chóng
Vấn đề tính tiền chính xác, tính đủ tính đúng bill thanh toán, phòng ngừa gian lận là điều kiện bắt buộc để khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ, chỉ cần tính sai một lần đã có thể khiến khách hàng không dám quay lại lần tiếp theo. Phần mềm tính tiền quán cà phê phải được lập trình để tự động tính toán tự động một cách chuẩn xác và chú ý không phải phần mềm nào cũng làm được điều này đâu, hãy hỏi cho thật rõ ràng với nhà cung cấp phần mềm nhé.
Quản lý tồn kho, định lượng nguyên vật liệu
Phần mềm quản lý quán cafe còn giúp chủ quán luôn chủ động biết được tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Bạn có thể cài đặt mỗi thức uống với các định lượng nguyên liệu cơ bản, sau một ngày thống kê những món đã bán ra sẽ kiểm tra được nguyên liệu đã sử dụng và đối chiếu tồn kho. Từ đó, có kế hoạch mua nguyên liệu kịp thời và hợp lý, tránh việc thiếu đồ hay mua thừa quá nhiều không dùng kịp.
Quản lý nhân viên, phòng ngừa gian lận
Các thông tin order, thu chi, hoá đơn...lịch sử giao dịch của nhân viên đều được lưu trữ rõ ràng và cập nhật liên tục trên hệ thống phần mềm quán cà phê. Nhân viên sẽ không có cơ hội ăn bớt hay gian lận. Đặc biệt với chức năng phân quyền, chủ quán sẽ quản lý chặt chẽ hơn ngay cả khi không có mặt trực tiếp tại quán.
Báo cáo kinh doanh lãi/lỗ chuẩn xác, chi tiết
Phần mềm quản lý quán cafe là trợ thủ đắc lực để có nhanh các báo cáo kinh doanh lãi/lỗ như là báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của bạn là bao nhiêu. Chi phí kinh doanh, kết quả bán hàng lợi nhuận, hàng hóa như thế nào. Lượng hàng hóa bị thất thoát ra sao. Những báo cáo hoạt động kinh doanh chi tiết tới tổng quan giúp chủ quán thấy được kết quả kinh doanh cụ thể và chi tiết tại phần mềm quản lý cafe.
 |
| Giao diện bán hàng của phần mềm quản lý tính tiền quán cà phê |
Bí quyết lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất
Việc lựa chọn một phần mềm quản lý cafe tốt và phù hợp ngay từ đầu thực sự quan trọng khi bạn làm kinh doanh. Khi chọn đúng phần mềm sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thứ: chi phí, thời gian, công sức và nhất là trong quá trình sử dụng không gặp phải sự cố đáng tiếc ảnh hưởng đến hoạt động của quán. Dưới đây là một số lưu ý nhỏ khi bạn chọn phần mềm:
- Để lựa chọn được phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất trước hết bạn cần nghiên cứu kỹ mô hình kinh doanh quán cafe của mình. Bước tiếp theo hãy đánh giá một cách tổng quan những khó khăn và bất cập thường gặp phải trong quá trình vận hành. Từ đó bạn sẽ có những tiêu chí riêng đối với phần mềm quản lý quán cà phê mà mình mong muốn.
- Một phần mềm quản lý quán cà phê được đánh giá là tốt thường bao gồm các yếu tố như: Giao diện dễ tiếp cận và sử dụng, có đầy đủ tính năng và nghiệp vụ bán hàng, hoạt động ổn định, sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau, đáp ứng được số lượng người dùng lớn, hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán, có thể hoạt động ngay cả khi mất kết nối internet…
- Xác định ngân sách bạn có thể dành cho phần mềm: Bạn có thể chi và nên chi bao nhiêu cho phần mềm quản lý quán cà phê? Câu trả lời phụ thuộc rất nhiều vào quy mô quán, doanh thu hiện tại và quan trọng là các tính năng mà bạn yêu cầu. Nếu cửa hàng nhỏ, doanh thu chưa cao bạn có thể tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng miễn phí. Còn nếu bạn có đủ khả năng chi trả thì lựa chọn các phần mềm quản lý bán hàng trả phí để đáp ứng toàn diện các nhu cầu của mình.
- Khi chọn mua phần mềm quản lý nhà hàng bạn cũng cần đánh giá công ty cung cấp có uy tín và tồn tại bền vững không, vì có nhiều trường hợp công ty phần mềm phá sản nên phần mềm trở nên vô dụng vì không được hỗ trợ, cập nhật nữa? Khi mua phần mềm thì có được cài đặt tận nơi, hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hiệu quả không? Trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nếu có gặp khó khăn, trục trặc thì công ty phần mềm sẽ hỗ trợ nhanh chóng như thế nào? Nếu được nhiều người dùng đánh giá cao thì chắc chắn giải pháp họ cung cấp sẽ chất lượng.
 |
| Phần mềm quản lý tính tiền quán cà phê tốt phải phù hợp với mô hình kinh doanh quán |
Top 5 phần mềm quản lý quán cafe, tính tiền quán cafe miễn phí tốt nhất
1. DanTriSoft
Dân Trí Soft thành lập từ năm 2015 là đơn vị có nhiều uy tín trên thị trường phần mềm quản lý quán cà phê. Với 2 phiên bản online và offline đây được đánh giá là phần mềm quản lý quán cafe, tính tiền cafe đúng chuẩn nhất hiện nay. Nếu bạn muốn sử dụng phần mềm quản lý cafe offline thì không có lựa chọn nào tốt hơn Dân Trí Soft. Ngoài ra DanTriSoft có còn phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí dành tặng cho các chủ quán nhỏ, tính đến nay đã có hơn 125.000 chủ quán trên toàn quốc lấy dùng. Các chức năng nổi bật của DanTriSoft bao gồm:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.
- Thiết lập nhiều bảng giá bán, tự động tính tiền cho các khu vực khác nhau.
- Order món đặc biệt là App order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- In bill thanh toán, tổng kết ca cho các thu ngân chính xác nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Quản lý thông tin khách hàng, thông tin thẻ VIP.
- Quản lý công nợ mua hàng, công nợ khách hàng, lịch sử thu/chi công nợ.
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng/năm, báo cáo chi tiết doanh thu theo nhu cầu quản lý.
- Ứng dụng trên điện thoại cho chủ quán để nắm bắt mọi tình hình hoạt động kinh doanh của quán mà không cần có mặt ở quán.
Đặc biệt giao diện bán hàng thu ngân của phần mềm tính tiền quán cafe DanTriSoft được thiết kế rất đơn giản, trực quan. Các tính năng ghi nhận order, chuyển thông tin order cho bếp/bar, theo dõi trả món, hủy món, đổi món; kiểm đồ, in tạm tính, thanh toán, được bố trí hợp lý, dễ nhìn giúp nhân viên có thể thao tác nhanh chóng và chính xác nhất.
2. POS365
Pos365 là phần mềm quản lý quán cà phê đơn giản, tinh gọn được nhiều chủ quán nhỏ và vừa ưa chuộng. Phần mềm này hỗ trợ kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên làm làm đồ uống của quán. Mọi quy trình nghiệp vụ từ order gọi món, tính tiền, thanh toán in hoá đơn... đều được đảm bảo tính nhanh và chính xác giúp mọi hoạt động của quán trở nên mượt mà, hiệu quả. Một số tính năng nổi bật của Pos365 gồm có:
- Giới thiệu và ghi nhận order món ăn nhanh chóng.
- Sắp xếp thứ tự các món ăn theo thứ tự gọi món của khách hàng.
- Tính tiền chính xác và gần như không có sai sót nhờ hệ thống công thức chuẩn
- Kiểm soát dễ dàng quá trình xuất, nhập nguyên liệu và hàng hoá của quán.
- Tự động thiết lập, ghi chép và cáo cáo sổ sách doanh thu của quán.
- Quản lý công nợ, thu chi và hỗ trợ thu ngân chi tiết, nhanh chóng và chính xác.
- Khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi không có kết nối mạng hoặc mất điện.
Nhược điểm: Tính năng của phần mềm quản lý tính tiền quán cafe POS365 nhìn chung tương đối cơ bản, chưa thể đáp ứng cho các quán cafe quy mô lớn hoặc dạng chuỗi. Tuy nhiên, các quán cafe nhỏ và vừa có thể tham khảo giải pháp này.
3. Sapo FnB
Sapo FnB Ra mắt thị trường vào năm 2019, Sapo là các tên khá mới trong số những phần mềm quản lý, tính tiền cafe hiện nay. Với thế mạnh rất lớn về nền tảng công nghệ, giao diện hiện đại, dễ dùng, Sapo giúp chủ quán quản lý tốt mọi quy trình gọi món, tính tiền, số lượng bàn trong quán… phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh quán cafe. Các tính năng nổi bật của phần mềm Sapo bao gồm:
- Hỗ trợ thực hiện order nhanh chóng, chuyển thông tin order xuống bếp đầy đủ và kịp thời.
- Quản lý tốt tình trạng các bàn trống để nhân viên có thể dễ dàng sắp xếp chỗ hợp lý.
- Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh, chính xác, đa dạng nhiều hình thức thanh toán khác nhau.
- Kiểm soát kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát và gian lận.
- Quản lý nhân viên chặt chẽ bằng cách phân quyền sử dụng và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối đối tác giao hàng, quản lý nhiều đối tác giao hàng trên cùng một giao diện phần mềm.
- Công nghệ điện toán đám mây giúp theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
- Tổng hợp các báo cáo thống kê, thu chi một cách chi tiết và xác thực theo ngày, tuần hoặc tháng.
Nhược điểm: Sapo FnB sở hữu một số giải pháp quản lý cơ bản, chưa mở rộng thêm những giải pháp chuyên biệt cho các quán cafe nên chỉ phù hợp với các quán quy mô nhỏ. Ngoài ra, Sapo FnB sử dụng nền tảng Android, cũng đã có phiên bản dành cho Windows mới cho ra mắt nhưng chưa được tối ưu hoàn toàn.
4. Kiot Viet
Kiot Viet là phần mềm quản lý quán cafe dành riêng cho mảng FnB được công ty Citigo phát triển từ năm 2018. Với lợi thế về chi phí Kiot và với quy trình vận hành chuyên nghiệp nhưng đơn giản, dễ sử dụng, ai cũng dùng được. Phần mềm quản lý tính tiền quán cafe Kiot Viet được đông đảo chủ quán lựa chọn, bởi mang lại sự thuận tiện trong việc quản lý và điều hành quán với các tính năng:
- Order món dễ dàng, các thông tin ghi chú về đồ uống như lượng đường, đá…rõ ràng, cụ thể, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ.
- Màn hình real-time hỗ trợ khu vực pha chế điều phối hợp lý, tăng tốc độ phục vụ.
- Khả năng nắm bắt được số lượng hàng tồn kho dựa trên các chỉ số được cập nhật theo thời gian thực.
- Tạo hóa đơn nhanh chóng, thực hiện nhanh các thao tách và gộp hóa đơn, tính tiền chính xác ngay tại bàn, áp dụng thêm VAT và khuyến mãi theo %. Hỗ trợ thanh toán nhanh hơn, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
- Cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị như máy POS bán hàng, PC, laptop, máy tính bảng, điện thoại.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu và quản lý từ xa thông qua điện thoại hoặc máy tính.
- Báo cáo một cách chi tiết nhất về tình hình kinh doanh, dữ liệu thu chi và lợi nhuận của quán thông qua các biểu đồ.
Nhược điểm: Vì phần mềm hoạt động trên trình duyệt web nên kết nối mạng không ổn định có thể khiến việc truy cập vào dữ liệu khó khăn hơn, ảnh hưởng đến hoạt động vận hành. Đặc biệt, KiotViet là phần mềm quản lý cho nhiều lĩnh vực kinh doanh, nên chưa có những tính năng chuyên sâu đặc thù phục vụ cho nhu cầu của các quán trà sữa. Do vậy, phần mềm này chỉ phù hợp với những quán cafe quy mô nhỏ, lẻ.
5. Loyverse Pos
Loyverse POS là ứng dụng quản lý quán cafe được Việt hoá, mang đến cho người dùng các tính năng nổi bật quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên, phân tích kinh doanh thông qua các báo cáo trực quan.. giúp người chủ giám sát hoạt động kinh doanh tại quán một cách hiệu quả chỉ với một vài thao tác đơn giản.
- Tiền nhanh, tiện lợi, dễ dàng thêm hàng hóa vào hóa đơn thanh toán chỉ bằng một nút nhấn.
- Đồng bộ hóa dữ liệu cho phép sử dụng trên nhiều thiết bị như: Điện thoại, máy tính bảng, laptop,...
- Cho phép chia tách, sáp nhập và di chuyển giữa các mục hóa đơn trong tính năng quản lý hóa đơn.
- Cho phép quản lý nhân viên qua hiệu suất và thời gian làm việc.
- Sắp xếp đơn hàng, order gọi món theo thời gian.
- Quản lý công nợ, thu chi chuẩn xác.
- Báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh của quán.
Nhược điểm: Phần mềm Loyverse POS không hỗ trợ phương thức thanh toán thông qua các ví điện tử phổ biến tại Việt Nam như MoMo, VNPay, ZaloPay,… Không có nhiều chính sách hỗ trợ khách hàng tận nơi tại Việt Nam.
Trên đây là tổng hợp Top 5 phần mềm quản lý quán cafe – tính tiền quán cafe miễn phí tốt nhất dựa theo đánh giá của người dùng. Hy vọng sẽ giúp các chủ quán có thêm những gợi ý tốt để lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý cũng như mô hình kinh doanh quán cafe của mình.
