Phần mềm quản lý quán cafe ngày càng được nhiều chủ quán sử dụng nhằm giúp quản lý các công việc trong quán một cách dễ dàng hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, không chỉ tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót trong khâu tính tiền, order tại bàn, mà phần mềm bán hàng cafe này còn giúp người chủ kiểm soát tốt và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Bài viết ngay sau đây sẽ gợi ý cho bạn Top 9 phần mềm quản lý quán cafe, bán cà phê đơn giản, dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao.
Phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm gì?
Ai cũng cho rằng việc quản lý quán cafe là công việc đơn giản nhưng thực tế đây là công việc vô cùng phức tạp, nhất là khi đông khách. Doanh thu thâm hụt, nhầm lẫn hóa đơn, nhân viên order nhầm bàn mà không biết lý do vì sao,… là những vấn đề đau đầu rất thường gặp khi quản lý quán. Việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe chính là giải pháp tuyệt vời để vận hành hoạt động và kinh doanh hiệu quả. Vậy phần mềm quản lý quán cafe là phần mềm gì?
Phần mềm quản lý quán cafe là giải pháp công nghệ giúp tự động hóa quy trình làm việc giúp cho quán cafe của bạn vận hành và kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe chủ quán có thể dễ dàng thực hiện nghiệp vụ: order món, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn và công nợ quán… Ngoài ra, phần mềm còn giúp quản lý theo dõi hoạt động của nhân viên, thông tin khách hàng... và là một công cụ đắc lực để kiểm soát được hoạt động kinh doanh mà không cần người quản lý phải có mặt trực tiếp tại quán.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe?
Hiện nay cùng với sự phát triển của công nghệ, dễ dàng bắt gặp các quán cafe sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng bởi tính hữu ích và thiết thực của nó. Dưới đây những lợi ích cơ bản mà phần mềm quản lý quán cà phê mang lại cho người dùng:
Tiếp nhận order, gọi món ra món chính xác và nhanh: Nếu quán café của bạn hoạt động theo cách thủ công ghi giấy, khách hàng thường phải đợi lâu để order, order nhầm món, thiếu món, phục vụ chậm. Đó đều là những vấn đề hay gặp phải, đặc biệt là khi quán đông khách. Nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quán cafe, order sẽ đơn giản, nhanh và chính xác.
Kiểm soát quầy pha chế hiệu quả: Sau khi order xong máy in order tại quầy pha chế sẽ in thông tin order đầy đủ đúng thứ tự, nhân viên pha chế làm đồ uống ngay. Bộ phận pha chế dễ theo dõi tình trạng các đơn hàng, đơn trước đơn sau, đơn nào hoàn thành, đơn nào đợi, các món giống nhau đang cần làm,…. Nhân viên pha chế xử lý đơn order nhanh và hiệu quả, không bỏ sót, khách hàng không phải chờ đợi lâu.
Hỗ trợ tính tiền chính xác, thu ngân nhanh chóng: Ghi nhận order, kiểm đồ, in tạm tính và thanh toán, in hóa đơn cho khách hàng đều được thực hiện chính xác và nhanh chóng. Kể cả khi quán chạy chương trình khuyến mãi, thu ngân chỉ cần chọn chương trình, phần mềm sẽ tự động tính toán. Phần mềm quản lý cafe giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, bên cạnh đó còn hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán khác nhau mang đến sự tiện lợi cho khách hàng.
Kiểm soát doanh thu, tiền bạc chặt chẽ, phòng tránh gian lận thất thoát nhờ phần mềm có tính năng lưu lại mọi lịch sử giao dịch, tăng tính minh bạch mà lại không có kẽ hở để nhân viên "trộm vặt", ăn bớt.
Quản lý được kho hàng, thu mua, tiền mua hàng, nhập - xuất - tồn, tự động tính định lượng/định mức nguyên liệu làm đồ uống. Giúp kiểm soát chặt chẽ những vấn đề về hàng hóa, hạn chế đến tối đa tình trạng thất thoát hàng hoá.
Mọi hoạt động thu/chi được ghi nhận vào phan mem quản ly quan cafe, tự động tính toán lãi/lỗ ngay tức thời để giúp người chủ quán có số liệu thống kê, phân tích và đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe giúp chủ quán vận hành kinh doanh dễ dàng và thuận tiện |
Review Top 9 Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe Phổ Biến Tốt Nhất
1. Phần mềm quản lý quán café tốt nhất DanTriSoft
Dân Trí Soft thành lập từ năm 2015 là đơn vị có nhiều uy tín trên thị trường phần mềm quản lý quán cafe. Với 2 phiên bản online và offline, DanTriSoft được đánh giá là phan mem quan ly quan cafe đúng chuẩn nhất hiện nay. Phần mềm có thể sử dụng trên đa dạng nền tảng khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, có app order bằng điện thoại cho nhân viên phục vụ và app theo dõi báo cáo trên điện thoại cho chủ quán. Đặc biệt, nhằm hỗ trợ chuyển đổi số cũng như ứng dụng phần mềm vào quản lý kinh doanh, Dân Trí Soft dành tặng phần mềm quản lý cafe miễn phí dành tặng cho các quán nhỏ, tính đến nay đã có hơn 125.000 chủ quán trên toàn quốc lấy dùng, giúp nâng tầm quản lý và phát triển kinh doanh.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe DanTriSoft bao gồm:
- Thiết lập sơ đồ khu vực, bàn cho quán cafe.
- Thiết lập nhiều bảng giá bán, tự động tính tiền cho các khu vực khác nhau.
- Order món đặc biệt là App order bằng điện thoại, thêm/sửa/xóa món ăn.
- In bill thanh toán, tổng kết ca cho các thu ngân chính xác nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn, tính định lượng hàng hóa nhanh chóng.
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, tuần, tháng để kiểm soát chi phí kinh doanh, báo cáo lãi lỗ.
- Quản lý thông tin khách hàng, thông tin thẻ VIP.
- Quản lý công nợ mua hàng, công nợ khách hàng, lịch sử thu/chi công nợ.
- Báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng/năm, báo cáo chi tiết doanh thu theo nhu cầu quản lý.
- Ứng dụng trên điện thoại cho chủ quán để nắm bắt mọi tình hình hoạt động kinh doanh của quán mà không cần có mặt ở quán.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay DanTriSoft |
2. Phần mềm quản lý cafe tinh gọn POS365
POS365 là phần mềm quản lý quán cafe đơn giản, tinh gọn. Phần mềm hỗ trợ kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên làm làm đồ uống của quán. Mọi quy trình nghiệp vụ từ order, quản lý kho, thanh toán,... đều được đảm bảo tính nhanh và chính xác giúp việc kinh doanh trở nên mượt mà, hiệu quả. POS365 là sự lựa chọn rất tốt dành cho các quán cafe quy mô vừa và nhỏ. Một số tính năng nổi bật của POS365 gồm có:
- Màn hình order hiển thị rõ ràng tên và hình ảnh từng loại đồ uống theo nhóm, theo loại.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,...
- Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
- Dễ dàng chuyển bàn, ghép order, hủy món, đổi món cho khách hàng.
- Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
- Kiểm soát dễ dàng quá trình xuất, nhập nguyên liệu và hàng hoá của quán.
- Quản lý thu chi, công nợ chi tiết, chính xác.
- Có thể hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
- Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh của quán theo biểu đồ cột, tròn,...
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe tinh gọn POSS365 |
3. Phần mềm quản lý café dễ dùng Sapo FnB
Sapo FnB là giải pháp quản lý được Sapo phát triển riêng cho lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, quán cafe. Ra mắt vào năm 2019, Sapo FnB là các tên khá mới song với thế mạnh rất lớn về nền tảng công nghệ, giao diện hiện đại, dễ dùng, phần mềm quản lý quán cafe Sapo giúp chủ quán quản lý tốt mọi quy trình vận hành như gọi món, tính tiền, số lượng bàn trong quán… phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh quán cafe. Những ưu điểm của phần mềm Sapo bao gồm:
- Hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết đơn hàng như danh sách, số lượng đặt hàng, thời gian và các yêu cầu đặc biệt khi pha chế như không đường, ít sữa, nhiều sữa…
- Thực hiện order nhanh chóng, chuyển thông tin order xuống bếp đầy đủ và kịp thời.
- Tự động đồng bộ thông tin thanh toán, hỗ trợ thanh toán qua nhiều phương thức khác nhau: tiền mặt, thẻ VISA, ATM, ví điện tử…
- Kiểm soát kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát và gian lận.
- Quản lý nhân viên chặt chẽ bằng cách phân quyền sử dụng và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối đối tác giao hàng, quản lý nhiều đối tác giao hàng trên cùng một giao diện phần mềm.
- Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết giúp dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh…
- Công nghệ điện toán đám mây giúp theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe dễ dùng Sapo FnB |
4. Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp PosApp
PosApp là phần mềm quản lý cafe hiện đang được đánh giá khá cao do có nhiều ưu điểm và tính năng nổi bật, giúp tối ưu quy trình bán hàng, đồng bộ order giữa các bộ phận phục vụ, thu ngân, bếp/bar nhanh chóng. Phần mềm PosApp thích hợp với nhiều mô hình kinh doanh cafe từ xe đẩy bán hàng take-away, quán bình dân cho tới quy mô lớn, Hỗ trợ chủ quán quản lý và nắm bắt tình hình công việc, giảm thất thoát cũng như đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến của PosApp như:
- Đồng bộ hóa giữa các bộ phận nhanh chóng, cập nhật liên tục hạn chế tối đa sai sót và chia sẻ thông tin tiện lợi.
- Màn hình quản lý trạng thái bàn rõ ràng: thu ngân – phục vụ - quản lý đều có thể nhìn thấy.
- Kiểm soát chặt chẽ đầu vào – ra của nguyên liệu.
- Hỗ trợ kiểm kê định kỳ, định lượng nguyên vật liệu theo công thức – tự động trừ kho khi bán.
- Quản lý tiền thu theo nhân viên, theo ca, phân quyền quản lý nhân viên.
- Quản lý chi tiết hóa đơn kể cả hóa đơn bị hủy.
- Cập nhật tình hình kinh doanh, chi phí lãi lỗ, tiền thu theo ca của quán từ xa ngay trên điện thoại, máy tính theo thời gian thực.
- Có thể hoạt động ngay cả đang ngoại tuyến, không cần sử dụng mạng internet.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp PosApp |
5. Phần mềm quản lý bán cafe đơn giản CuCuk
CukCuk là phần mềm quản lý bán cafe được nghiên cứu và phát triển bởi Misa – công ty phần mềm kế toán lớn nhất Việt Nam. Trong thời gian đầu, CukCuk vẫn mang ngôn ngữ và tư duy của phần mềm kế toán. Tuy nhiên những năm gần đây, CukCuk đã trở nên thân thiện, thực tế hơn và đáp ứng được nhu cầu người dùng. CukCuk đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý, phù hợp với nhiều mô hình quán hoặc chuỗi quán cafe lớn. Đặc biệt, phần mềm có các tính năng hỗ trợ riêng biệt cho từng vị trí trong quán từ quản lý, nhân viên phục vụ, thu nhân, quầy pha chế…giúp tối ưu công việc cho từng bộ phận, nâng cao hiệu quả vận hành quán.
- Ghi order món trong thời gian thực, dễ dàng order trong thời gian ngắn, cập nhật món nhanh chóng.
- Bộ phận pha chế nhanh chóng nhận được danh sách đồ uống ngay khi nhân viên thực hiện order, không bỏ sót hay nhầm lẫn món
- Sắp xếp thứ tự các món ăn theo thứ tự gọi món của khách hàng.
- Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
- Quản lý công nợ, thu chi và hỗ trợ thu ngân chi tiết, nhanh chóng và chính xác.
- Kiểm soát dễ dàng quá trình xuất, nhập nguyên liệu và hàng hoá của quán.
- Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.
- Quản lý doanh thu từ xa một cách chặt chẽ tránh thất thoát tiền.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe đơn giản CukCuk |
6. Phần mềm quản lý bán hàng cafe Kiot Viet
Phần mềm quản lý bán hàng dành cho mảng FnB của Kiot Viet được phát triển từ năm 2018. Với ưu điểm đơn giản, dễ sử dụng, ai cũng dùng được Kiot Viet được đông đảo chủ quán chọn sử dụng. Phần mềm giúp đồng bộ quy trình hoạt động khép kín tại quán cafe giữa các bộ phận phục vụ – quầy bar – thu ngân một cách có hệ thống, hiệu quả. Ngoài ra, Kiot Viet mang lại cho người sử dụng sự thuận tiện trong việc quản lý với các tính năng:
- Order món dễ dàng, các thông tin ghi chú về đồ uống như lượng đường, đá…rõ ràng, cụ thể, tiết kiệm thời gian cho nhân viên phục vụ.
- Màn hình real-time hỗ trợ khu vực pha chế điều phối hợp lý, tăng tốc độ phục vụ.
- Hỗ trợ tính tiền, thực hiện các thao tác tách và gộp hoá đơn nhanh chóng và chính xác tại quầy thu ngân.
- Khả năng nắm bắt được số lượng hàng tồn kho dựa trên các chỉ số được cập nhật theo thời gian thực.
- Hỗ trợ tính tiền, thực hiện các thao tác tách và gộp hoá đơn nhanh chóng và chính xác tại quầy thu ngân.
- Khả năng đồng bộ dữ liệu và quản lý từ xa thông qua điện thoại hoặc máy tính.
- Tương thích với nhiều thiết bị: điện thoại, tablet, máy POS bán hàng, laptop, máy tính...
- Báo cáo một cách chi tiết nhất về tình hình kinh doanh, dữ liệu thu chi và lợi nhuận của quán thông qua các biểu đồ.
 |
| Phần mềm quản lý bán hàng cafe Kiot Viet |
7. Phần mềm quản lý quán cafe nổi bật iPOS
iPOS là phần mềm quản lý quán cafe được ưa chuộng do có giao diện đơn giản, dễ dùng và giá thành phải chăng. Phù hợp với các quán cafe có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, phần mềm quản lý bán cà phê iPOS mang tới nhiều tính năng, hỗ trợ phát triển đầy đủ các khâu trong hoạt động của quán. Giúp chủ quán kiểm kê các nguyên liệu xuất, nhập kho, order món, báo cáo doanh thu, công nợ và lợi nhuận mà quán thu được. Đặc biệt, phần mềm dễ dàng nâng cấp theo từng phiên bản để có thể phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng cửa hàng. Một số tính năng nổi bật khác của iPOS như
- Hỗ trợ các thao tác gọi món, huỷ món, bỏ món hoặc xoá đơn hàng.
- Các thao tác bỏ món hoặc đổi món, thêm món, lịch sử sửa hay xóa hóa đơn đều được lưu lại chi tiết.
- Quản lý nguyên vật liệu theo công thức định lượng được thiết lập sẵn giúp nhân viên pha chế thực hiện bài bản, dễ kiểm soát tồn kho.
- Theo dõi mọi hoạt động thu chi, số lượng voucher, đơn hàng hay khuyến mãi để tránh thất thoát.
- Tự động gửi báo theo khung giờ hoặc theo ngày giúp chủ quán nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh.
- Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS,...
- Tích hợp API kết nối với các đơn vị như: giao hàng, app đặt đồ online, phát hành voucher, ví điện tử…
- Tính bảo mật tương đối cao, hoạt động mượt mà ngay cả khi mất kết nối Internet.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe nổi bật iPOS |
8. Phần mềm quản lý quán cafe Loyverse Pos
Loyverse Pos là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí được Việt hoá. Nổi bật với khả năng hỗ trợ các hoạt động bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên, phân tích kinh doanh thông qua các báo cáo trực quan.. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp người chủ giám sát hoạt động kinh doanh tại quán một cách trơn tru và dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản:
- Sắp xếp đơn hàng, order gọi món theo thời gian.
- Tính tiền nhanh, tiện lợi, dễ dàng thêm hàng hóa vào hóa đơn thanh toán chỉ bằng một nút nhấn.
- Cho phép chia tách, sáp nhập và di chuyển giữa các mục hóa đơn trong tính năng quản lý hóa đơn.
- Khả năng theo dõi thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên trong quán.
- Quản lý công nợ, thu chi chuẩn xác.
- Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu trên điện thoại thông minh, PC, laptop…
- Báo cáo chi tiết các thống kê về tình hình kinh doanh của quán.
 |
| Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí Loyverse Pos |
9. Phần mềm quản lý cafe miễn phí PhanMemCaPhe.com
Đúng như tên gọi, PhanMemCaPhe.com là phần mềm chuyên về quản lý bán hàng cafe. Với hơn 50.000+ chủ quán cafe tin dùng, PhanMemCaPhe hỗ trợ quá trình đặt món, thêm món, đổi món hoặc thao tác gộp bàn hay tách hóa đơn thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, chủ quán có thể quản lý từ xa thông qua điện thoại, máy tính bảng mà không cần có mặt thường xuyên tại quán. Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:
- Quản lý hàng hóa, giá bán theo khu vực, theo thời điểm bán hàng.
- Quản lý sơ đồ khu vực, sơ đồ bàn.
- Quản lý nhập, xuất, tồn, tính giá vốn hàng bán, tính định lượng chế biến.
- Quản lý bán hàng, doanh thu, in hóa đơn chuyên nghiệp.
- Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh.
- Quản lý dòng tiền kinh doanh, báo cáo sổ quỹ.
- Quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả.
- Sử dụng được bằng máy tính, điện thoại, máy tính bảng.
 |
| Phần mềm quản lý cafe dễ sử dụng PhanMemCaPhe.com |
So sánh các phần mềm quản lý quán cafe với nhau, mỗi phần mềm sẽ có những ưu, nhược điểm và những tính năng nổi bật riêng có thể đáp ứng hoạt động quản lý của các quán cà phê. Hy vọng với những gợi ý về Top 9 phần mềm quản lý quán cafe phổ biến tốt nhất hiện nay sẽ bạn dễ dàng lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh hiện tại của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến các giải pháp quản lý quán cafe, vui lòng để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ tốt nhất!
